يرتبط دور كل موظف بجزء أكبر من الوظيفة الإجمالية للمنظمة التي يعمل بها. ومع ذلك، قد لا يفكر الموظفون دائمًا في كيفية ارتباط وظائفهم بآليات العمل، ويرجع ذلك جزئيًا إلى عبء العمل الثقيل وسير العمل.
والخبر السار هو أن خبراء التواصل يمكنهم المساعدة في التغلب على هذه التحديات من خلال ربط أهداف ووظائف العمل للموظفين والقادة والمديرين.
من خلال الجمع بين المعرفة العميقة بالأعمال والقدرة على ترجمة تلك الوظائف إلى جماهير مختلفة، يمكن للمتواصلين المساعدة في جعل الجميع على دراية بفهم الأعمال لكيفية مساهمة أدوارهم في النتيجة النهائية للشركة والاستراتيجية الشاملة.
عندما يتعلم موظفوك المزيد عن كيفية ملاءمة وظائفهم للعمل بشكل عام، فإنك بذلك ستعمل على إعداد مؤسستك للتواصل بشكل أكثر وضوحًا وتحقيق النجاح المستدام.
ما وراء جدول البيانات
لا يفكر الموظفون دائمًا في تأثيرهم على العمل عندما يبدأون يوم عملهم كل صباح. فهناك تعقيدات وهياكل وعمليات قد تمر دون أن يلاحظها بعض العمال. ويمكن للمتواصلين مساعدة الموظفين على معرفة كيفية تأثير عملهم على نتائج العمل من خلال ربط النقاط بين المقاييس المالية والأهداف التشغيلية والإدارية، وحتى المهام اليومية.
ميليسا كانتر، رئيس الاتصالات وتجربة العلامة التجارية، الأمريكتين في عملوقال إن محترفي الاتصالات يحتاجون إلى البحث بشكل أعمق وراء الأرقام في جدول بيانات لمساعدة القادة على ربط ما تعنيه تلك الأرقام بالنسبة للموظفين والمديرين.
“كيف يمكننا أن نزيل المصطلحات المتخصصة من الحديث التجاري ونحدد المصطلحات بوضوح حتى يتمكن الجميع من فهمها؟” تساءل كانتر. “عندما تفهم كيف تعمل الأعمال، يمكنك أن تعمل كصوت خارجي وتساعد القيادة في ترجمتها للجمهور الداخلي المختلف الذي يتشارك معه هؤلاء القادة المعلومات.”
وقالت كانتر أيضًا إن القادة بحاجة إلى استخدام الصور المرئية للمساعدة في تبسيط الأهداف والمواقف التجارية المعقدة أو المجردة في بعض الأحيان التي يحاولون شرحها لقاعدة الموظفين العامة. وأضافت أن إعدادات الجمهور يجب أن تؤثر على طريقة مشاركة المعلومات.
وأضافت: “لا يلزم دائمًا استخدام الرسوم البيانية مع الكثير من النصوص، بل حاول تبسيط الأمور باستخدام الصور أو أسهم الاتجاهات. وإذا كان لدى الأشخاص أسئلة أخرى، فيمكن للقادة ترتيب محادثات في إعدادات أصغر للتعمق في التفاصيل وراء أداء الأعمال”.
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكن لمحترفي الاتصالات اتخاذها لكي يصبحوا تلك القناة القيمة بين القيادة والموظفين لتحقيق الطلاقة في الأعمال:
- انغمس في العمليات التجارية: قم بمراقبة الأقسام الرئيسية وحضور الاجتماعات التنفيذية.
- بناء علاقات مع القادة في مجال التمويل والعمليات والموارد البشرية.
- إنشاء إطار عمل لترجمة المعلومات التجارية المعقدة إلى تنسيقات سهلة الاستخدام للموظفين. ساعد زملاءك في التواصل على تفسير واستخلاص السرديات ذات الصلة من المستندات المالية، مع إعطاء أهمية خاصة للميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفق النقدي. “إنها كلها أجزاء، وهي مترابطة، ولكنك تستخدم أجزاء مختلفة لأشياء مختلفة وأسباب مختلفة”. قال أحد مسؤولي الاتصالات في تقرير “الطلاقة التجارية” الصادر عن مجلس قيادة الاتصالات في راجان العام الماضي، “انظر إلى هذه البيانات باعتبارها أجزاءً مترابطة وليس منفصلة. البيانات المالية موجودة دائمًا في سياقها”.
- تدريب المديرين التنفيذيين على تبسيط مفاهيم الأعمال وتوصيلها بشكل فعال وبلغة عامية إلى المديرين والموظفين. إيرين ميرسر من جاكسون تم فكها مؤخرا كيف يقود فريقها عملية رفع المهارات من خلال إتقان الأعمال بدءًا من هذه العملية.
- تقييم وتحسين فهم الموظفين لأهداف العمل بشكل منتظم – إما من خلال مراجعات الموارد البشرية أو من خلال التعلم والتطوير (L&D) طوال رحلة الموظف.
أهمية التعاون مع الموارد البشرية لتطوير الموظفين
في العديد من المنظمات، الموارد البشرية والاتصالات تعملان معًا لتزويد الموظفين بمعلومات حول مزاياهم وتعويضاتهم والمزيد. وينبغي أن تتضمن هذه العلاقة أيضًا وظائف متعددة عندما يتعلق الأمر بإنشاء رسائل حول وظيفة العمل.
كريستي نولاندنائب الرئيس للاتصالات التنفيذية والتجارية في اليفانس هيلثوأوضحت أن مؤسستها تعاونت مؤخرًا مع قسم الموارد البشرية لإنشاء إطار عمل للاتصالات القيادية لا يتحدث فقط عن وظائف العمل ولكن أيضًا عن العوامل الخارجية التي تؤثر على الشركة.
“قال نولاند: “”كان أحد أهم الأسئلة التي تلقيناها من الزملاء يدور حول الصورة الكبيرة. وبالتعاون مع قسم الموارد البشرية، قدمنا لقادتنا الموارد التي ساعدت قادتنا على شرح مكانة الموظفين في الأهداف الأكبر للشركة وكيف يمكنهم إحداث أكبر تأثير على المنظمة. بالنسبة لنا، كان هذا يعني الخوض في تفاصيل أعمق بكثير من مجرد الغداء والتعلم. لقد حظيت مجموعة الأدوات التي استخدمناها لسرد هذه القصة بتعليقات إيجابية بنسبة 99% من فريق القيادة.””
كما أن العلاقة الوثيقة بين الاتصالات والموارد البشرية توفر للموظفين الدعم على مستوى المنظمة لأداء قوي في أدوارهم.
كيفن بيرشو، رئيس الاتصالات الداخلية في بنك ام اند تيوأكد أن تبادل المعرفة بين الإدارتين أمر أساسي لتحقيق الأداء العالي ورضا الموظفين.
وأضاف بيرشو قائلاً: “إن الفهم العميق للأعمال بالنسبة للموظفين سيساعد جميع الموظفين على أن يصبحوا أفضل نسخة من أنفسهم في العمل”.
وضع المديرين كدليل على إتقان الأعمال
إن المدير المباشر للموظف هو دائمًا أقرب نقطة اتصال له ببقية أعضاء مؤسسته. ولهذا السبب من المهم للغاية أن يعرف المديرون كيفية شرح وظائف الشركة لتقاريرهم بطريقة تحدد أهميتهم على مستوى الفريق بأكمله.
وأوضحت نولاند أن شركتها تزود المديرين بالمعرفة التجارية التي يحتاجون إليها لمشاركتها مع تقاريرهم من خلال استضافة منتدى شهري يمكن فيه لقادة مختلفين في الشركة التحدث عن أولويات الأعمال الجديدة وأدوات النجاح والمبادرات التي تستحق المشاركة مع الشركاء وقاعدة الموظفين الأوسع بما في ذلك تحديثات الأعمال.
وقالت “نحن نحاول إنشاء نظام بيئي أكثر اتصالاً حيث يتوفر للمديرين معلومات الأعمال التي يحتاجون إلى مشاركتها في متناول أيديهم”.
يمكن للمديرين أيضًا أن يكونوا بمثابة دليل لتعلم الموظفين وتطويرهم الذي يتم تحقيقه ضمن احتياجات ووظيفة العمل.
قال كانتر: “بصفتنا مديرين، تقع علينا مسؤولية مساعدة الأشخاص على فهم ما تفعله الشركة ومكانتهم فيها. إذا لم تشجع الأفراد الذين لا يفهمون تمامًا على طرح الأسئلة الصحيحة أو تزويدهم بالموارد المناسبة كمدير، فأنت تفوت فرصة توفير الطلاقة والوضوح اللازمين للغاية في العمل”.
شون ديفلين هو محرر في شركة راجان للاتصالات. وفي أوقات فراغه يستمتع بمتابعة الرياضة في فيلادلفيا واستضافة المسابقات.
تعليق
