أتذكر أنني أرسلت أول فاتورة لي عندما بدأت العمل كمقاول. وشعرت أن ذلك كان بمثابة إشارة ملموسة إلى أن عملي بدأ يزدهر. ولكن مع بدء تنفيذ المشاريع وإرسال الفواتير، لاحظت أنني لم أصدر إيصالاً قط.
في البداية، تساءلت عما إذا كنت أغفل خطوة بالغة الأهمية. ولكن مع تعمقي في الأمر، أدركت أنه في مجال عملي، ليست الإيصالات ضرورية. لكن الفواتير غير قابلة للتفاوض. فهي تضمن أن أكون أنا وعملائي على نفس الصفحة فيما يتعلق بالمدفوعات. وهذا جعلني أفكر في مدى سهولة خلط الناس بين مصطلحي “الفاتورة” و”الإيصال” أو استخدامهما كمرادفين.
في هذه المقالة، سأشارك معك ما هي الفواتير والإيصالات حتى تتمكن من فهم الاختلافات ومعرفة متى تستخدمها.
جدول المحتويات
الفاتورة مقابل الإيصال
الفاتورة هي وثيقة تصدرها لطلب الدفع مقابل المنتجات أو الخدمات المقدمة للعميل. الإيصال هو وثيقة تثبت أن العميل قد دفع ثمن المنتجات أو الخدمات المقدمة.
وبعبارة أخرى، فاتورة يقول، “هذه قائمة بالمنتجات أو الخدمات المقدمة، وتاريخ استحقاق الدفع، وكيفية إجراء الدفع.” ويقول الإيصال، “أقر بأنك دفعت ثمن المنتجات أو الخدمات التي قدمتها.”
يساعد تصنيف الفواتير والإيصالات بشكل صحيح على التمييز بين المدفوعات المعلقة والمدفوعات المستقرة. كما يسهل الإبلاغ عن الدخل بدقة عند تقديم الضرائب.
قد يكون هناك الكثير من الارتباك بين الاثنين، ولكنهما متميزان.
نصيحة احترافية: أتمتة إنشاء الفاتورة الخاصة بك باستخدام برنامج الفوترة المجاني من HubSpotيتيح لك إنشاء الفواتير وإرسالها وتتبعها. كما يتيح لك أيضًا إنشاء روابط الدفع للمدفوعات عبر HubSpot أو Stripe أو PayPal. والنتيجة هي عملية تحصيل مدفوعات مبسطة تقضي على العمل اليدوي.
الفرق بين الفاتورة والإيصال
لقد لاحظت ثلاثة اختلافات أساسية بين الفاتورة والإيصال:
- غاية. تطلب الفاتورة الدفع مقابل خدمة أو منتج، في حين يؤكد الإيصال أن المشتري قد دفع. وهذا الاختلاف هو الأساس للاختلافات الأخرى.
- وقت الإصدار. تصدر فاتورة بعد تسليم المنتج أو الخدمة، ولكن المشتري لم يدفع. تصدر إيصالاً فقط بعد أن يدفع العميل.
- التفاصيل متضمنة. تحتوي الفواتير والإيصالات على معلومات مماثلة ولكنها تتضمن تفاصيل مميزة.
الفواتير تحتوي على بيانات الاتصال الخاصة بالمشتري والبائع، ورقم الفاتورة، وتاريخ استحقاق الدفع، والوصف، والكمية وأسعار المنتجات والخدمات المتبادلة، وطرق الدفع.
فيما يلي مثال على الفاتورة:
نصيحة احترافية:استخدم تطبيق HubSpot المجاني مولد الفواتير لإنشاء خاصتك بسرعة.
من ناحية أخرى، تحتوي الإيصالات على تفاصيل الاتصال الخاصة بالمشتري والبائع، ورقم الإيصال، وتاريخ المعاملة، وضريبة المبيعات، والوصف، والكمية، وأسعار المنتجات والخدمات المتبادلة.
فيما يلي مثال على الإيصال:
متى يتم إصدار الفواتير؟
تطلب الفواتير الدفع، لذا، يمكنك إصدارها برنامج الفوترة قبل الدفع وليس بعده. تُستخدم الفواتير عادةً من قبل شركات الخدمات التي تعمل وفقًا لنموذج الدفع بعد الخدمة أو الدفع حسب الاستخدام.
على سبيل المثال، في عملي التسويقيأقوم بإصدار فاتورة بـ 50% من الدفعة المتفق عليها قبل بدء المشروع. بالنسبة للمشاريع التي لها مراحل محددة، أقوم أيضًا بإصدار فاتورة عند إكمال كل مرحلة.
متى يتم إصدار الإيصالات؟
تصدر الإيصالات بعد استلامك الدفع مقابل منتج أو خدمة مقدمة. لذا، عندما تشتري بطاطس مقلية من ماكدونالدز أو بنطال جينز من متجر كبير، فإن الإيصال الذي تتلقاه هو إيصال وليس فاتورة.
من الناحية المثالية، يجب عليك إصدار إيصال في كل مرة يقوم فيها العميل بعملية شراء. يتيح لك هذا تتبع المدفوعات التي تم إجراؤها. كما تفيد الإيصالات العملاء أيضًا. فهي تؤكد لهم أنهم دفعوا بشكل صحيح وتسهل عليهم طلب استرداد الأموال إذا كانت لديهم مشكلة مع طلبهم.
نصيحة احترافية:ضع في اعتبارك أن الشركات تحتاج إلى إيصالات للمطالبة بالخصومات الضريبية. لذا، إذا كانت علامتك التجارية B2B، فمن المرجح أن يطلب عملاؤك إيصالات.
هل تحتاج إلى إصدار فاتورة وإيصال؟
تختلف المتطلبات القانونية للفواتير والإيصالات باختلاف الموقع. ففي الولايات المتحدة، لا توجد قوانين فيدرالية تلزم الشركات بإصدار فواتير لكل عملية بيع. استشر متخصصًا في الشؤون المالية أو القانونية لفهم اللوائح في ولايتك أو بلدك.
كقاعدة عامة، أوصي بإصدار إيصال لكل عملية شراء. إذا كنت قد أرسلت فاتورة بالفعل، فقم بتقديم إيصال بعد الدفع. يساعدك هذا في تتبع الدخل بدقة ويساعد العملاء في الاحتفاظ بسجلات نفقاتهم. لتقليل الأعمال الورقية، تقوم بعض الشركات بتحويل الفواتير إلى إيصالات عن طريق ختمها بأنها مدفوعة.
مع ذلك، لا تقدم بعض الشركات إيصالات إلا عند الطلب. على سبيل المثال، وأشار مارك تشافيز يعتقد أن أحد فروع ماكدونالدز في شيكاغو لا يعطي إيصالات إلا عند الطلب، في حين أن فروع أوك لاون القريبة توفرها تلقائيًا. ويعتقد أن الهدف من الأول هو توفير الوقت والورق.
لا تحتاج إلى إرسال فاتورة للمعاملات التي يدفع فيها العملاء مقدمًا أو عند نقطة الشراء. على سبيل المثال، سيكفي إرسال إيصال وحده إذا كنت تدير متجرًا للملابس عبر الإنترنت.
أمثلة على الإيصالات والفاتورات
فيما يلي مثال حقيقي لفاتورة وإيصال لخدمات السباكة المقدمة إلى كارولين سوندرز بواسطة شركة Michael Siebel Plumbing.
يحتوي هذا المثال على جميع المعلومات الأساسية المطلوبة في الفاتورة، بما في ذلك تفاصيل الاتصال الخاصة بالمشتري والبائع، ورقم الفاتورة، وشروط الدفع وتاريخ الاستحقاق، وقائمة الخدمات وأسعارها، وطريقة الدفع.
أعجبني أنه يتضمن رابطًا للدفع لتسهيل دفع الفواتير. بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر طريقتين للدفع لتجنب التبادل بين الشركة وعميلها.
يحتوي هذا الإيصال أيضًا على معلومات أساسية عن المشتري والبائع. وعلى عكس الفاتورة، فإنه يستبعد المعلومات المتعلقة بشروط الدفع وتاريخ الاستحقاق. ولكنه يتضمن رقم الإيصال وطريقة الدفع وتاريخ الدفع.
يعجبني أن الإيصال يتضمن أيضًا رقم الفاتورة. وهذا يجعل من السهل التوفيق بين الإيصال والفاتورة المرتبطة به. كما يعرض المبلغ المستحق مقابل المبلغ المدفوع، مما يوضح أن كارولين دفعت بالكامل مقابل الخدمات المقدمة.
نصيحة احترافية: إذا كنت تريد استكشاف المزيد من نماذج وقوالب الفواتير والإيصالات، فلدينا المزيد من الموارد في هذه التدوينة.
الكلمات الأخيرة حول الفاتورة مقابل الإيصالات
الفواتير والإيصالات ليست مترادفتين. تطلب الفواتير الدفع، بينما تعمل الإيصالات كدليل على الدفع. ترسل الشركات عادةً الفواتير عندما تعرض منتجات أو خدمات قبل أن يدفع العميل. يتوقع العديد من العملاء الحصول على إيصال، لذا قم بإصداره بعد كل عملية بيع ناجحة، حتى لو كنت قد أرسلت فاتورة بالفعل.
بالإضافة إلى ذلك، لا تنس أن القوانين التي تحكم الإيصالات والفواتير تختلف حسب الموقع، لذا فإنني أوصي بالتأكيد باستشارة خبير محلي لمعرفة أفضل الممارسات لمنطقتك.
