إليك ما يبدو عليه صباح الاثنين المعتاد بالنسبة لي: أفتح جهاز الكمبيوتر الخاص بي وأرى بعض الرسائل الركود حول حملة أطلقها يوم الثلاثاء.
بعد الرد عليها ، أتحقق من صندوق الوارد الخاص بي وأجد أنه تم وضع علامة في بعض الشرائح لنفس الحملة. بمجرد انتهائي من الرد ، أقفز على مكالمة تكبير مع أصحاب المصلحة لمناقشة المهام في اللحظة الأخيرة للإطلاق. يطلب مني القليل منهم إرسال بريد إلكتروني للمتابعة ، لذلك أفعل. يفضل الآخرون وضع علامة في مستندات Google ذات الصلة ، لذلك أعتني بذلك أيضًا.
فجأة ، الساعة الواحدة بعد الظهر ، وبالكاد لمست قائمة المهام الخاصة بي. لقد قضيت صباحك بأكمله في القفز بين تطبيقات المراسلة ، وطوابق الشرائح ، ومكالمات التكبير – مجرد محاولة لإبقاء الجميع محاذاة.
يبدو مألوفا؟
تحدثت مع جيك سيرف، رئيس تسويق الشركات في أسانا، لفك أكبر التحديات التي تواجهها معظم الفرق حاليًا عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية – وكيف يمكنك حلها.
ما هي الفرق التي تخطئ عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية
يتعاطف جيك مع الفوضى التي يمكن أن تترتب على ذلك عندما لا تركز على إنشاء عمليات فعالة للإنتاجية على مستوى الفريق.
قال لي: “يمكن أن تصبح فوضوية” ، مضيفًا: “قبل انضمامي إلى أسانا ، فكرت مرة أخرى في كيفية قضاء وقتي في التنسيق مع الناس – وكانت هذه الفوضى. سنكون على البريد الإلكتروني والركود ، ومستندات مستندات Google والشرائح. ولم تكن تعرف أبدًا من الذي كان يفعل ما ، ومتى كان الأمر سهلاً للغاية لتهدئة الهدف الذي كنا جميعًا بعد ذلك.”
وهو ما يبدو قابلاً للاعتماد بشكل مؤلم – خاصةً ، إذا قمنا أيضًا بإقران هذا مع الوقت الذي نقضيه في الاجتماعات. وفقا لتحليل من قبل FlowTrace ، فإن الموظف العادي ينفق 392 ساعة على الاجتماعات في عام 2024 (والذي يترجم إلى 16 يومًا كاملاً).
لحسن الحظ ، شارك Jake بعض النصائح المجربة والحقيقية معي لتنظيف عمليات فريقك وإنشاء خيارات أكثر قابلية للتطوير لتحسين التعاون بين الوظائف.
1. يحتاج كل قائد فريق إلى معرفة كيفية وصول عملهم إلى أهداف الشركة – ويجبون توضيح ذلك في سير عملهم.
أريد دائمًا أن أعرف كيف يرتبط عملي بمبادرات استراتيجية أوسع – وكذلك معظم الأشخاص الآخرين. إنهم يريدون أن يشعروا بالرؤية والتقدير والمعرفة أنهم يؤثرون.
الكثير من وظيفة القائد تدور حول التأكد من أن الناس يعملون على الأولويات الصحيحة والمواءمة مع الأهداف التي تحرك الإبرة. حتى الآن، وفقا ل Slingshot، أكثر من 80 ٪ من الموظفين لا يعرفون ما الذي يعملون به ، مما يؤلم كل من الإنتاجية والتحفيز.
هذا ما يجعل منتجًا مثل أسانا أمرًا بالغ الأهمية. لدى جيك وقت سهل التأكد من أنه لا يشحن فريقه في مهام محددة. هذا لأنه في أسانا يمكنه أن يرى كيف يكون كل فريق فرعي مسؤول عن السلالم إلى الأهداف الرئيسية للشركة لهذا العام.
بالإضافة إلى ذلك ، لحل أهداف الإدارات المتضاربة ، أعتقد أنه قد يكون من المفيد استخدام أداة إنتاجية مركزية واحدة تبرز الأولويات من أعلى إلى أسفل للشركة.
يقول جيك: “كقائد ، فإن الكثير من وظائفنا هو التأكد من أن الناس يعملون على الأشياء الصحيحة ، ويساعدون في إلغاء حظر أعضاء الفريق وتمكينهم من الحصول على نجم شمال. إنه أمر جيد للإنتاجية لأنه عندما يشعر الناس بأنهم يعملون على أشياء مهمة ، فإنهم يقومون بعمل أفضل”.
ويضيف: “ليس عليك أن تكون في الأعشاب في التفاصيل. يمكنك إخبار أعضاء الفريق بما هو والسبب ، ويمكنهم معرفة الباقي. لكن كونك واضحًا بشأن أهداف الصورة الكبيرة يفتح الإنتاجية لأعلى ، وعبر المؤسسة”.
إذا كنت تتعامل مع مشكلات الإنتاجية ، أقترح عليك أن تبدأ من خلال توافق كل قائد على أهداف الشركة الرئيسية لعام 2025 – ثم قم بتهمة إظهار كيف تصل جميع مشاريع فريقهم إلى هذا الهدف النهائي. إذا لم تتناسب المهمة ، فقد حان الوقت للنظر في إعادة التركيز على الأنشطة التي تفعل.
2. قم بتعيين “دور” الخاص بك “دور” لرفع إنتاجية فريقك.
وجدت دراسة استقصائية 2024 التي أجراها Tech.co أن الشركات التي تستخدم أدوات الذكاء الاصطناعى ترى على نطاق واسع أ 72 ٪ دفعة في الإنتاجية – مثير للإعجاب ، أليس كذلك؟
كان هناك الكثير من المحادثة المحيطة بـ AI على مدار السنوات القليلة الماضية ، لكن الناس ما زالوا متشككين في التحسينات التي يمكن أن تجريها لحياتهم اليومية.
ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، يعتمد بعض المهنيين الآن بشدة لزيادة إنتاجيتهم. ملكنا 2025 مسح على الذكاء الاصطناعي استخدم الاستخدام بين المسوقين في جميع أنحاء العالم أن 66 ٪ يستخدمونها في عملهم. في الولايات المتحدة وحدها ، يكون هذا الرقم أعلى ، حيث يصل إلى 74 ٪. أعتقد أن هذا يفسر ملاحظة جيك بأن الذكاء الاصطناعى أثبتت أنه أكثر فائدة مثل أ زميل في الفريق بدلا من مجرد أداة.
“تغيرت حياتي بشكل كبير عندما توقفت دفع الذكاء الاصطناعي مع طلبات عامة مثل ، ‘الرجاء كتابة منشور المدونة هذا، “وبدلاً من ذلك ، شحذ على من أردت أن تكون منظمة العفو الدولية:”يرجى كتابة منشور المدونة هذا كما لو كنت كاتبًا تقنيًا في شركة SaaS واسعة النطاق ،يقول جيك.
يوصي جيك بشدة بتعيين “دور” من الذكاء الاصطناعي عند الاستفادة من الذكاء الاصطناعي للإنتاجية.
يقول جيك: “عندما تعمل الفرق على مبادرة مهمة ، وتمنح كل روبوت منظمة العفو الدولية دوره المحدد ، يكون الناتج أكبر بكثير. دعنا نقول أنك تكتب منشورًا للمدونة-يمكنك تعيين الذكاء الاصطناعي ليكون المحرر أو الفحص الحقائق أو استراتيجي المحتوى”.
لقد لاحظت حالات الاستخدام هذه عند مراجعة الردود على 2025 حالة الذكاء الاصطناعي في التسويق استطلاع. يقول أكثر من 46 ٪ من المسوقين إنهم يستخدمون الذكاء الاصطناعى كباحث ولجيل الأفكار ، في حين يطلب منهم ما يقرب من 37 ٪ إنشاء مسودة تقريبية والبناء عليها بأنفسهم.
ويضيف جيك أيضًا ، “إذا كنت تستخدم أدوات مثل Asana ، فستتمكن من الوصول إلى الذكاء الاصطناعي الذي يعد أحد أعظم مديري المشاريع في العالم. يمكن أن يساعدك ذلك على إلغاء حظر المشكلات وطلبات الفرز والتأكد من أن الأشخاص يعملون على الأشياء الصحيحة.”
من الناحية المثالية ، فإن أدوات الإنتاجية التي تستفيد منها لديها بالفعل إمكانيات منظمة العفو الدولية مدمجة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فابحث عن المكونات الإضافية أو الأدوات الخارجية التي قد تستخدمها لزيادة الكفاءة.
3. الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتقليل الأعمال المزدحمة.
نقيض الإنتاجية مشغول. تظهر الدراسات الحديثة يكرس عمال المكاتب أكثر من 50 ٪ من وقتهم للمهام المتكررة ، مثل إدخال البيانات اليدوي وإنشاء المستندات.
إذا تعرض فريقك إلى تعرضه للاختراق من قبل المهام الشريرة ، فمن المحتمل ألا يكون لديهم الطاقة أو الوقت للتركيز على أهداف الصورة الكبيرة التي تمثل معظم تأثير فريقك.
هذا حاجز رئيسي – و واحد يمكن حله مع الذكاء الاصطناعي.
يقدم Jake مثالًا على إعادة استخدام المحتوى كفرصة واحدة لزيادة الإنتاجية. يقول: “مع الذكاء الاصطناعي ، يمكنك أخذ عرض تقديمي رئيسي واطلب من الذكاء الاصطناعى صياغة منشور مدونة على الكلمة الرئيسية. أو يمكنك أخذ البرنامج النصي الرئيسي الخاص بك واطلب من الذكاء الاصطناعي تصميم العرض التقديمي نفسه.”
ويواصل قائلاً: “إن إيجاد طرق جديدة لزيادة طول طول وتأثير المحتوى الخاص بك هو أحد أفضل الطرق لاستخدام الذكاء الاصطناعي.”
لقد قمت ببناء تطبيق مع Claude 3.5 في أقل من 10 ساعات
بالإضافة إلى ذلك ، يشجع Jake المسوقين على الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لإنشاء المحتوى ، بالإضافة إلى المزيد من المخرجات الإبداعية مثل مراجعات المدير ، وإرسال التعليقات إلى زملائه في الفريق ، والتعليق على الأفكار ، وسيناريوهات لعب الأدوار ، وأكثر من ذلك.
تستخدم غالبية المسوقين الذين استجابوا في تقرير التسويق عن حالة منظمة العفو الدولية لعام 2025 من الذكاء الاصطناعى الذكاء الاصطناعي لإحالة المحتوى وللبحوث الأساسية والتخطيط. ومع ذلك ، فإن 4.18 ٪ فقط يستخدمونه لكتابة أجزاء محتوى كاملة – تسليط الضوء على أن معظم المسوقين يرون منظمة العفو الدولية أداة للدعم بدلاً من الأتمتة الكاملة.
4. لديك مساحة عمل مركزية واحدة للفرق للعمل عبر وظائف.
أخيرًا ، لا يوجد شيء من هذا دون إنشاء أساس قوي للتعاون بين الكفاءة والقابل للتطوير.
تذكر تلك الطوابق الشريحة ، ومرر مستندات Google ، ورسائل الركود ، ورسائل البريد الإلكتروني التي ذكرتها سابقًا؟ لماذا لا تحاول وضع المزيد من عملك في مكان مركزي واحد؟
يقول جيك: “تعود الإنتاجية إلى الرؤية”. “يحتاج فريقك إلى التجديف في نفس الاتجاه. إن وجود أداة مثل Asana كان مفيدًا للغاية لإنتاجية فريقنا – تحتاج إلى مكان يمكنك فيه تحديد أهدافك ثم تتبع جميع أعمال الفريق ومساءلة الناس.”
ويضيف: “بالإضافة إلى ذلك ، من الأهمية بمكان أن تستخدم نفس مساحة العمل المركزية عندما تضع استراتيجية بحيث تكون محاذاة حول المهام والمبادرات التي ستساعدك على تحقيق أهدافك.”
مستوى تدفقات العمل الإنتاجية
إن القفز بين 30 تطبيقات وأدوات إنشاء المراسلة المختلفة وإنشاء المحتوى لا يفضي إلى الإنتاجية طويلة الأجل. كقائد ، من وظيفتك معرفة كيفية تركيز قدر الإمكان في مكان واحد – ثم استخدم AI لتشحن كل شيء.
لمعرفة المزيد حول كيفية قيام HubSpot و Asana بمساعدة المسوقين على قيادة الإنتاجية ، ألق نظرة على تكامل HubSpot و Asana متوفر اليوم.
ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في أغسطس 2024 وتم تحديثه للشمولية.
