عملت كمساعد مكتب في الماضي. كانت وظيفتي هي مساعدة محاضرة في تتبع أوامر المبيعات والفواتير وأوامر الشراء. لقد تعلمت بسرعة أن هناك اختلافات كبيرة بين المستندات الثلاث (ولا تدخل جميعًا في نفس خزانة الإيداع!).
لقد تعلمت أيضًا أن دورك في عملية المبيعات يحدد المستند الذي تنشئه. على سبيل المثال ، ستقوم بإنشاء أمر المبيعات إذا كنت البائع.
لذا ، ما هو أمر المبيعات ، وكيف يختلف عن مستندات المبيعات الرئيسية الأخرى ، وكيف يتناسب مع عملية المبيعات الخاصة بك؟ أنا سعيد لأنك طرحت ، وسأجيب على هذه الأسئلة وبعضها البعض أدناه.
جدول المحتويات
ما هو أمر المبيعات؟
أمر المبيعات هو وثيقة تجارية – أعدها بائع ويصدر لعميل – يؤكد بيع السلع أو الخدمات المشاركة في معاملة معينة.
إن الخلط بين هذا المستند مع فاتورة أمر شائع ، لكنهما وثيقان لهما وظائف منفصلة. بصفتي صاحب عمل ، أجد أنه من المفيد التفكير في أمر مبيعات كملخص مفصل للسلع أو الخدمات التي سأقدمها لعملائي.
يحتوي أمر المبيعات على تفاصيل حول البيع ، بما في ذلك كمية وجودة وسعر أي سلع أو خدمات تم تبادلها. كما يغطي أشياء مثل تاريخ التسليم وعنوان التسليم وطريقة الدفع وأي معلومات أخرى ذات صلة بشروط البيع وخدمات اللوجستيات نفسها.
أمر المبيعات هو وثيقة داخلية – تم إنشاؤها بواسطة البائع والاحتفاظ بها. هذا يسمح للشركات بتتبع الطلبات التي تفي بها.
يستخدم الشركات المصنعة وتجار التجزئة وتجار الجملة والمستلزمات أوامر المبيعات عادةً. ومع ذلك ، ستجدها تستخدم في كل صناعة تقريبًا ومكانة.
أنواع أوامر المبيعات
مثل أي وثيقة تجارية أخرى ، هناك اختلافات في أوامر المبيعات. كلما طالت مدة عملك ، زاد احتمال رؤية أربعة أنواع من أوامر المبيعات. اعتمادًا على البيع ، قد يعمل نوع أمر المبيعات بشكل أفضل من الآخرين.
المبيعات النقدية
في رأيي ، المبيعات النقدية هي أبسط نوع أوامر المبيعات. ستستخدم أمر المبيعات هذا عندما يقدم العميل طلبًا ويدفع إليه. إما أن يلتقطوا الطلب من واجهة المتجر الخاصة بك ، أو ستقوم بإصدار تاريخ شحن.
المبيعات النقدية عادة ما تكون قياسية لمبيعات B2C. بمعنى آخر ، لا يحتاج العميل إلى المرور من خلال حسابات القبض للشراء ، ولا يلزم أي أمر شراء. إنهم يمنحك أموالهم ببساطة ، وتوفر السلع أو الخدمات ضمن إطار زمني تقديري.
أوامر الاندفاع
هل يحتاج عميلك إلى طلبهم في أقرب وقت ممكن؟ إذا كان الأمر كذلك ، أقترح استخدام أمر الاندفاع.
يتم استخدام أمر الاندفاع عند تلبية احتياجات العميل في نفس اليوم. هذا عادة ما يكون قبل وقت طويل قبل الإطار الزمني القياسي للتسليم. على عكس المبيعات النقدية ، حيث يتم دفع الطلب قبل التسليم ، يتم إجراء مدفوعات أوامر الاندفاع بعد تبادل السلع أو الخدمات.
اتفاق الجدولة
اتفاقية الجدولة هي وثيقة خارجية تواريخ توصيل تواريخ التسليم للسلع والخدمات ، والأسعار ، والكمية ، وشروط الدفع.
دعونا نتظاهر أنني أستضيف ثلاثة حفلات عطلة منفصلة. في كل حفلة ، أريد أن أخدم لوحات charcuterie. عندما أضع طلبي مع المتعهد ، أخبرهم أنني لا أريد جميع لوحات charcuterie الثلاثة التي يتم تسليمها في نفس الوقت لأن حفلاتي في أيام منفصلة.
بدلاً من ذلك ، أريد تسليم مجلسًا واحدًا في تاريخ الطرف الأول ، وواحد في تاريخ الطرف الثاني ، والتسليم النهائي في تاريخ الطرف الثالث.
تساعد اتفاقية الجدولة على تتبع تواريخ التسليم بحيث يكون كل من البائع والعميل في نفس الصفحة.
أمر الطرف الثالث
إذا كان عملك ينسق مع شركة أخرى للوفاء والشحن ، فستحتاج إلى استخدام أوامر مبيعات الطرف الثالث.
أحب أن أفكر في أوامر مبيعات الطرف الثالث كـ “قوائم مهام” للشركة الأخرى. في حين أن هذا النوع من تواريخ تسليم طلبات المبيعات ومعلومات الدفع ، فإنه يتضاعف أيضًا كقائمة تعبئة. إنها تساعد الشركة الأخرى على فهم المنتجات التي تدخل في الصندوق ، حيث يجب شحنها ، ومتى.
لماذا هي أوامر المبيعات importaNT؟
إذا كنت بائعًا ، فإن أوامر المبيعات ضرورية لتتبع مخزونك. يسمحون لك وعملك بالبقاء على رأس:
- ما لديك في المخزون.
- ما لديك على BackDrade.
- ما قد تحتاجه لشرائها من الموزعين.
تذكر – الموافقة على شروط أمر الشراء عادة ما يجعل الصفقة ملزمة قانونًا. إذا كانت لديك أسئلة حول أمر الشراء المعلق ، فاطلب المستشار القانوني قبل التوقيع. ثق بي ، فإن الحفاظ على السجلات التفصيلية لأوامر المبيعات الخاصة بك سيساعد على ضمان إمكانية توصيل هذه الاتفاقيات. وعندما يمكنك تلبية الطلبات في الوقت المحدد ، فإنك تحافظ على سمعة علامتك التجارية.
أوامر المبيعات هي أيضًا أساسية في تقليل مخاطر الأخطاء المادية في التقارير المالية لشركتك. إن الأخطاء المادية هي أي نوع من عدم الدقة في بيان مالي قد يؤثر بشكل كبير على القرارات المالية لأي شخص يعتمد على معلومات ذلك البيان.
لا أحاول إثارة الذعر ، لكن الأخطاء المادية في الإبلاغ عن أرصدة المخزون يمكن أن يكون لها بعض العواقب الحقيقية للغاية.
على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي مخزون النهاية إلى تضخيم أو تقليل أرباح شركتك. كما يمكنك أن تفترض ، لا يبدو أي من هذه النتائج جيدًا إذا كنت يتم تدقيقك.
نصيحة للمحترفين: من الأهمية بمكان الحفاظ على سجلات دقيقة لأوامر المبيعات الخاصة بك. أقترح إجراء عمليات تدقيق داخلية فصلية لالتقاط أي أخطاء مواد محتملة وضمان الدقة.
كيف تختلف أوامر المبيعات عن الاقتباسات؟
أنا لست قارئًا للعقل ، لكنني أراهن أن السؤال التالي الذي قد تطرحه هو ، “هل أوامر المبيعات مختلفة عن الاقتباسات؟”
الجواب نعم. أوامر المبيعات مختلفة عن الاقتباسات.
على الرغم من أن أوامر المبيعات والاقتباسات التي أنشأها البائعين تناقش عملية بيع محتملة ، إلا أن الوثيقين يخدمان أغراضًا مختلفة تمامًا. أحب أن أفكر في أمر مبيعات كمنتج ثانوي لعملية المبيعات. يتم إنشاؤه بعد اتخاذ قرار المبيعات.
اقتباس هو تقدير. إنه يعطي المشتري فكرة عامة عن المبلغ الذي يمكن أن يتوقعوا دفعه. تحتوي الوثيقة على قائمة مفصلة من المنتجات والخدمات جنبًا إلى جنب مع أسعارها وشروط البيع.
اقتباس غير ملزم. بمجرد أن يقبل المشتري عرض أسعار ، ينتقلون إلى الخطوة التالية في العملية عن طريق إرسال شيء يسمى أمر الشراء.
أمر المبيعات مقابل أمر الشراء
عندما عملت كمساعد مكتب ، أصبحت على دراية بطلبات الشراء. أمر الشراء هو تأكيد رسمي لقصد المشتري للشراء من بائع. إنها وثيقة صادرة عن المشتري تؤكد جوانب معينة من المعاملة ، بما في ذلك التفاصيل مثل الأسعار والكميات المطلوبة.
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة لشراء 23 دفتر ملاحظات بسعر ثلاثة دولارات للقطعة ، فإن أمر الشراء سيبدو هكذا:
- الكمية: 23 دفتر ملاحظات
- سعر الوحدة: 3.00 دولارات
- السعر الإجمالي: 69.00 دولار
بمجرد أن يتلقى البائع ويقبل شروط أمر الشراء ، فإنه ينشئ أمر مبيعات بناءً على تفاصيله.
أوامر المبيعات وأوامر الشراء مترابطة بطبيعتها. الفرق الرئيسي بينهما هو من يولد المستند ومن يتلقى ذلك.
يأتي أمر الشراء من عميل ، ويتم إصداره إلى بائع ، ويضع شروط البيع المحتمل. يأتي أمر المبيعات من بائع ، ويتم إصداره إلى عميل ، ويؤكد قبول البائع للشروط المحددة في أمر شراء معين قبل التسليم.
بمجرد قبوله من قبل البائع ، غالبًا ما يشكل أمر الشراء عقدًا ملزمًا قانونًا. إذا لم يقدم البائع الشروط المتفق عليها من أمر الشراء ، فيجوز للمشتري اتخاذ إجراءات قانونية ضد البائع في ظروف معينة ، والعكس صحيح.
أمر المبيعات مقابل الفاتورة
الآن بعد أن قمت بتغطية أوامر المبيعات وشراء ، فإن الفاتورة هي الوثيقة التالية في عملية المبيعات. إذا كنت تتساءل ، “هل أمر مبيعات هو نفسه فاتورة؟” الجواب لا ، وهنا هو السبب.
يتم إرسال فاتورة من البائع إلى المشتري ويحدد مبلغ الأموال التي يدين بها المشتري بائعًا لتبادل السلع والخدمات المتفق عليها في أوامر المبيعات والشراء. قد يكون من السهل الخلط بين أوامر المبيعات والفواتير. كلاهما يتم إنشاؤه بواسطة البائع وسرد تفاصيل عملية بيع محددة.
ومع ذلك ، يتم تسليط الضوء على الفروق الرئيسية بين الاثنين في الغرض من كل وثيقة وتوقيتها. يؤكد أمر المبيعات البيع ويطالب البائع بالبدء في تجميع أو تغليف أو إعداد السلع والخدمات المطلوبة في أمر الشراء.
بعد هذه الخطوة ، يتم إنشاء الفواتير. باستخدام التفاصيل المحددة في أمر المبيعات ، تخبر الفواتير المشترين كيف ومتى ومقدار الدفع مقابل السلع والخدمات التي اشتروها.
نصيحة للمحترفين: تحقق من هذه فواتير مجانية للحصول على طريقة سهلة لتتبع الإيرادات والمدفوعات.
لماذا الفواتير مهمة؟
الفواتير ضرورية لأنها تسوية الصفقات بشكل قاطع للبائعين وتحديد الجداول الزمنية للدفع الرسمي. عادةً ما يكون 30 يومًا إطارًا زمنيًا قياسيًا للدفع. ومع ذلك ، يمكن أن يختلف الجدول الزمني من الأعمال إلى الأعمال التجارية. على سبيل المثال ، في عملي ، يدفع بعض العملاء فواتيري في غضون 30 يومًا والبعض الآخر في غضون 60 يومًا.
الفواتير ضرورية لأغراض حفظ السجلات. الفاتورة هي أكثر المشترين من الأدلة الملموسة والبائعين للبيع. يتيح تتبع الفواتير للشركة البقاء على رأس مقدار الإنفاق أو الكسب ، أي الموظفين مسؤولون عن أي مبيعات أو عمليات شراء ، وأي ديون معلقة قد تكون لدى الشركة.
بصفتي صاحب عمل ، فقد وجدت أنه من المناسب للشركات تتبع الفواتير لأغراض الضرائب. يشير مصلحة الضرائب إلى أن الشركات تحافظ على ملخص لجميع المعاملات التجارية. يمكن أن يكون الاحتفاظ بسجلات مفصلة للفواتير جزءًا مهمًا من هذه العملية.
الفواتير تساعد أيضا الشركات من منظور قانوني. أنها توفر وثائق كيف ومتى اشترى العميل السلع أو الخدمات من البائع. تُظهر الفاتورة الموقعة فهمًا متبادلًا بين المشتري والبائع فيما يتعلق بشراء محدد ، مما يقلل من خطر الإجراء القانوني على الأسعار.
بمعنى آخر ، تعد الفواتير مهمة لتتبع الإيرادات ومنع قضايا قانونية أو العملاء المحتملة.
نصيحة للمحترفين: أوصي بشدة قوالب الفاتورة الموحدة. لقد وجدت أنها تسرع عملية الصياغة والقضاء على خطر حذف العناصر الأساسية عن طريق الخطأ. يمكنك استخدام أدوات مخصصة مثل مولد فاتورة HubSpot لجعل هذه العملية أسرع.
مثال أمر المبيعات
تنسيق أمر المبيعات
الآن وقد شرحت أمر مبيعات ، من المفيد مناقشة المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها أمر المبيعات الخاص بك. كما هو موضح في المثال أعلاه ، يتضمن أمر المبيعات عادة ما يلي:
- اسم الشركة ومعلومات الاتصال.
- اسم العميل ومعلومات الاتصال.
- معلومات الفواتير العملاء.
- معلومات شحن العملاء.
- معلومات المنتج أو الخدمة.
- السعر قبل الضرائب.
- رسوم الضرائب والتسليم والشحن.
- إجمالي السعر بعد الضرائب.
- أي إيداع سابق.
- التوازن الحالي.
- الشروط والأحكام على النحو المحدد من قبل شركتك.
- التوقيعات.
- أي معلومات أخرى ذات صلة حسب الحاجة.
نصيحة للمحترفين: لقد وجدت تتبع هذه المعلومات في CRM متعاون. على سبيل المثال ، يمكنك تبسيط عملية طلب المبيعات عن طريق سحب تفاصيل العميل ذات الصلة من CRM الخاص بك وملءها في طلب المبيعات الخاص بك.
عملية أمر المبيعات
عندما عملت كمدرس ، وجدت نظرة عامة سريعة مفيدة. فيما يلي نظرة سريعة على عملية المبيعات لمعرفة كيف يتناسب أمر المبيعات وأمر الشراء والفاتورة معًا. عادة ، تبدو عملية أمر المبيعات شيئًا من هذا القبيل:
- يرسل العميل طلبًا للحصول على عرض أسعار (RFQ) من بائع.
- بعد تلقي RFQ ، يرسل البائع عرض أسعار.
- ينظر العميل في الاقتباس المعقول ويرسل أمر شراء.
- يتلقى البائع أمر الشراء ويستخدم تفاصيله لإنشاء أمر مبيعات.
- يرسل البائع أمر المبيعات إلى العميل لتأكيد شروط البيع.
- يقوم البائع بتجميع أو حزم أو إعداد السلع والخدمات المطلوبة.
- يسلم البائع تلك السلع أو الخدمات.
- باستخدام تفاصيل أمر المبيعات ، يقوم البائع بإنشاء فاتورة ويرسلها إلى العميل.
- من الناحية المثالية ، يدفع العميل المبلغ المحدد على الفاتورة ضمن الإطار الزمني المخصص.
لتلخيص ، تلعب أوامر المبيعات دورًا رئيسيًا في ضمان توثيق البيع جيدًا ، ويتم إجراؤه بشكل صحيح ، وتعكس توقعات كلا الجانبين.
من المهم أن يكون لدى أي شخص يشارك باستمرار في المبيعات – مثل البائع أو العميل – فهم لهذه الأنواع من المستندات والآثار المترتبة على مخزون الشركة ، والموارد المالية ، والمكانة القانونية.
ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في نوفمبر 2019 وتم تحديثه للشمولية.
