إذا لم تكن محاسبًا ، فمن المحتمل أن يكون مصطلح “دفتر الأستاذ العام” غريبًا جدًا. لم يكن حتى بدأت أتعلم عن دفاتر الأستاذ التي أدركت أنني (وربما أنت) أكثر دراية بمفهوم المحاسبة مما اعتقدت في البداية.
يتم استخدام دفاتر الأستاذ لتوثيق جميع الأموال القادمة بدقة والخروج من الأعمال التجارية. بينما أعتمد أنت وأنا على تطبيقاتنا المصرفية لتسجيل جميع معاملاتنا ، تحتاج الشركات إلى الحفاظ على دفاتر الأستاذ العام أكثر تفصيلاً لإجراء معاملات مالية بدقة وقوة.
أدناه ، سأشارك أمثلة على دفتر الأستاذ العام ، وكيفية توثيق الشركات وقياس الشؤون المالية باستخدام دفتر الأستاذ العام ، وكيف تساعد دفتر الأستاذ العام للشركات على تتبع الصحة المالية والنمو مع مرور الوقت.
جدول المحتويات
ما هو دفتر الأستاذ العام في المحاسبة؟
يتتبع Common Ledger جميع حسابات الشركة ومعاملاتها وتعمل كأساس لنظام المحاسبة الخاص بها. يتم تقسيمه عادة إلى خمس فئات رئيسية: الأصول والخصوم والإنصاف والإيرادات والمصروفات. تحتوي هذه الفئات على جميع بيانات المحاسبة المستمدة من المراقبين الفرعيين المختلفين للشركة ، مثل الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض ، ومبالغ الأموال العامة لدفتر الأستاذ التي تُنسب إليها ويخصيتها على أساس ثابت.
كيف يعمل دفتر الأستاذ العام
هناك بعض الأشياء التي يجب معرفتها حول استخدام دفتر الأستاذ العام. أولاً ، يجب أن يكون دائمًا متوازنًا بين مبالغ الائتمان والمثول. ثانياً ، تحتوي المعلومات المسجلة على جميع معلومات الحساب حول الشركة على مدار حياتها ، وكل هذه المعلومات ضرورية لإعداد البيانات المالية.
كان هذا بمثابة مهمة أكثر شاقة ومضنية مما هي عليه الآن. قبل وجود برنامج دفتر الأستاذ العام ، كان على المحاسبين استخدام المجلات لتسجيل المعاملات وتنظيمها في أعمدة “الائتمان” و “الخصم”. الآن ، هناك الكثير حلول برامج المحاسبة يمكن للشركات استخدامها للحفاظ على دفاترها العامة.
والسبب في تفاصيل دفتر الأستاذ العام جميع المعاملات المالية لجميع الحسابات هو حساب وتنبؤ الصحة المالية للشركة بدقة. فكر في دفتر الأستاذ العام باعتباره قاعدة البيانات الرئيسية للسجلات المالية والمعلومات المالية للشركة ، مع استخلاص مستندات مالية أخرى من المعلومات المسجلة في دفتر الأستاذ العام.
كيفية استخدام دفتر الأستاذ العام
إذا كنت جديدًا في المحاسبة وترغب في التعرف على التخطيط المالي لعملك ، فربما تتساءل بالضبط عن كيفية استخدام دفتر الأستاذ العام. لمساعدتك ، سألت الخبراء عن الخطوات التي يجب متابعتها عند استخدام دفتر الأستاذ العام.
حدد حساباتك.
أولاً ، تأكد من إمكانية الوصول إلى جميع البيانات المالية لشركتك حتى تتمكن من تنظيم البيانات في الفئات المناسبة. ثم ، حدد الحسابات التي تريد تنظيمها في دفتر الأستاذ العام.
“للحفاظ على دفتر الأستاذ العام ، يجب على الشركة تحديد الدلاء التي تريد فيها قياس معلومات المحاسبة” ، يقول روبرت بيلسكي، الرئيس التنفيذي في حمامات الدفاتر بوب. “هذا يسمى مخطط الحسابات.”
مخطط الحسابات ، أو COA ، هو مؤشر لجميع الحسابات المالية في دفتر الأستاذ العام للشركة. لا يقتصر الأمر على تنظيم جميع الشؤون المالية للشركة في فئات ، ولكن يمكن أيضًا مشاركتها مع المستثمرين أو المساهمين باعتبارها وجهة نظر شاملة للصحة المالية للشركة.
تصنيف المعاملات.
بعد ذلك ، ستقوم بتسجيل وتصنيف جميع المعاملات التجارية إلى الدلاء ذات الصلة ، وموازنة الديون والائتمانات.
يقول: “على مدى فترة من الزمن (على سبيل المثال ، أسبوعيًا أو شهريًا) ، سيتم التوفيق بين كل هذه الإدخالات”. أليكس كينج، محاسب ومؤسس منصة التمويل الشخصي جيل المال. “هذا يعني أن كل الخصم والائتمان يجب تسجيله وتسجيله بشكل مناسب بحيث توازن الميزانية العمومية.”
مراجعة المصالحة بنك.
أخيرًا ، يقوم المحاسب عادةً بمراجعة الإدخالات وينشر المعلومات المراد استخدامها في إنشاء رصيد تجريبي وبيانات مالية.
بمجرد الانتهاء من المصالحة ، سيتم نقل هذه الإدخالات الأولية إلى دفتر الأستاذ العام الذي هو “المصدر الذهبي” للبيانات المحاسبية ، كما يقول كينج.
لا تعمل البيانات الموجودة في دفتر الأستاذ العام كأساس لمحاسبة شركتك ، بل يمكن استخدامها أيضًا للتحليل المالي ، على حد قول King.
“كمحاسب ، يمكنني استخدام هذه المعلومات لتحليل خطوط الحسابات المختلفة لتحديد الاتجاهات أو الحالات الشاذة والتحقق من الميزانيات والخطط طويلة الأجل” ، كما يقول. “يعد دفتر الأستاذ العام مفيدًا للتنقيب عن التفاصيل وراء البيانات المالية ويساعد على فهم عناصر الخط بشكل أفضل. على سبيل المثال ، ستظهر خطوط الإيرادات ما إذا كان هناك عميل معين أو منطقة جغرافية حيث كانت المبيعات تتجه بشكل مختلف إلى التوقعات. “
عناصر دفتر الأستاذ العام
الآن بعد أن شاركت كيف ومتى تستخدم دفتر الأستاذ العام ، دعنا ننشر في ما هو مدرج في دفتر الأستاذ العام.
يتكون دفتر الأستاذ العام من كل معاملة مالية تقوم بها شركة وتنظيمها في فئات مختلفة. هناك خمس فئات مختلفة يتم تقسيم دفتر الأستاذ العام إلى. تُعرف هذه الفئات باسم “الحسابات”.
حسابات دفتر الأستاذ
يتضمن دفتر الأستاذ العام عادةً الصفحة الأولى التي تسرد أسماء الحسابات الموثقة من الداخل ، وتعرف هذه القائمة باسم “مخطط الحسابات”. يشار إلى توثيق حساب واحد داخل دفتر الأستاذ العام باسم “دفتر الأستاذ الحساب”.
1. الأصول
الأصول هي أي موارد مملوكة للأعمال وتنتج قيمة. يمكن أن تشمل الأصول النقدية والمخزون والممتلكات والمعدات والعلامات التجارية وبراءات الاختراع.
2. الالتزامات
الالتزامات هي الديون المالية الحالية أو المستقبلية التي يتعين على الشركة دفعها. تتضمن الالتزامات الحالية أشياء مثل رواتب الموظفين والضرائب. يمكن أن تشمل الالتزامات المستقبلية القروض المصرفية أو خطوط الائتمان والرهون العقارية أو عقود الإيجار.
3. حقوق الملكية
الإنصاف هو الفرق بين قيمة الأصول والخصوم في العمل. إذا كان لدى الشركة التزامات أكثر من الأصول ، فقد يكون لها حقوق ملكية سلبية. يمكن أن تشمل الأسهم أشياء مثل الأسهم العادية أو خيارات الأسهم أو الأسهم. كل هذا يعتمد على ما إذا كانت الشركة مملوكة من قبل المالكين و/أو المساهمين.
4. الإيرادات
الإيرادات هي دخل الشركة المستمدة من مبيعات منتجاتها و/أو خدماتها. يمكن أن تشمل الإيرادات المبيعات أو الفوائد أو الإتاوات أو أي رسوم أخرى تجمعها الأعمال من الأفراد أو الشركات الأخرى.
5. النفقات
تتكون النفقات من الأموال التي تدفعها الشركة في مقابل منتج أو خدمة. يمكن أن تشمل النفقات الإيجار والمرافق والسفر والوجبات.
المراقبين الفرعيين
يوفر المرشحون الفرعيون داخل كل حساب تفاصيل وراء الإدخالات الموثقة في دفاتر الحساب ، كما لو كانوا يتم خصمهم أو الفضل في النقد ، والحسابات المستحقة ، والحسابات المستحقة ، إلخ.
مسك الدفاتر مزدوج الدخول
تضمن طريقة مسك الدفاتر ذات الدخول المزدوجة أن يكون دفتر الأستاذ العام للشركة دائمًا متوازنة-بنفس الطريقة التي قد تبقي بها حساباتنا المصرفية متوازنة. كل إدخال للمعاملة المالية ضمن دفتر الأستاذ الحساب يديّن حسابًا واحدًا ويعزى إلى مبلغ متساوٍ.
على سبيل المثال ، إذا تم إضافة 1000 دولار من دفتر الأستاذ حساب Property ، فيجب أن يتم تحديده لدفتر حساب مختلف لتمثيل المعاملة.
تساعد طريقة مسك الدفاتر هذه على ضمان عدم تمديد الأعمال أبدًا من الناحية المالية وأن دفتر الأستاذ العام دائمًا في حالة توازن للحفاظ على المعادلة المحاسبية:
الأصول = الالتزامات + الإنصاف
أمثلة ليدجر العام
فيما يلي مثال على شكل ورقة دفتر الأستاذ العامة فارغة قبل ملء أي معلومات محاسبية. في خلية “الحساب” ، ستملأ معاملات Ledger التي كنت تسجلها:
إذا كنت مثلي وتقدر رؤية قوالب مملوءة ، فإليك بعض الحسابات داخل سيبدو دفتر الأستاذ العام مثل معلومات المعاملات.
كما ترون أدناه ، كل حساب له غرض محدد ، والمعاملات المتعلقة بتلك الحسابات تدخل في أعمدةها ذات الصلة.
هل تبحث عن المزيد من القوالب أثناء عملك في محاسبة عملك؟ يمكنك تنزيل هذه قوالب التخطيط المالي المجاني وملءها بسهولة بالمعلومات المالية لشركتك.
دور ليدجر العام في التخطيط المالي
بعد ذلك ، سوف أغوص في عدد قليل من المستندات المحاسبية المالية الأخرى التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا ، ولكنها متميزة عن دفتر الأستاذ العام. قد ترى هذه المصطلحات تستخدم بالتبادل مع “Common Ledger” ولكن لديها جميع معاني مختلفة.
جنرال ليدجر مقابل المجلة العامة
يشار إليها أحيانًا باسم “كتاب الدخول الأصلي”، يسرد المجلة العامة جميع المعاملات المالية للشركة. هذا يختلف عن دفتر الأستاذ العام ، الذي ينظم ويوازن المعاملات.
يتم تسجيل المعاملات المالية للشركة لأول مرة في مجلة عامة ومدرسة وفقًا لتاريخ. من هناك ، يتم نشر المبالغ المحددة في الحسابات الصحيحة داخل دفتر الأستاذ العام.
دفتر الأستاذ العام مقابل الميزانية العمومية
توفر الميزانية العمومية لقطة سريعة للصحة المالية للشركة في لحظة محددة من خلال قياس ما إذا كانت معادلة المحاسبة متوازنة.
كما يوضح بيلسكي ، “الميزانية العمومية هي واحدة من البيانات المالية الرئيسية الثلاثة التي تحتفظ بها الشركة. يمكنك استخلاص بيان الدخل والميزانية العمومية من دفتر الأستاذ العام. “
توثق الميزانية العمومية السؤال المحاسبي الذي تم قياسه أعلاه (الأصول = الالتزامات + الإنصاف) وسحب هذه الأرقام من دفاتر الحساب داخل دفتر الأستاذ العام.
عادةً ما يتم استخدام ميزانيات العمومية عندما يتم تقييم الشركات من قبل البنوك أو الدائنين أو المستثمرين ، مقابل دفاتر الأستاذ العام ، والتي يتم الحفاظ عليها داخليًا.
على سبيل المثال ، إليك كيفية ظهور ميزانية HubSpot. يمكنك رؤية النسخة في الوقت الفعلي هنا.
جنرال ليدجر مقابل توازن المحاكمة
الرصيد التجريبي هو تقرير داخلي يسرد كل اسم حساب والتوازن الموثق في دفتر الأستاذ العام. إنه يوفر نظرة عامة سريعة على الحسابات التي لديها أرصدة ائتمان وخصم لضمان موازنة دفتر الأستاذ العام بشكل أسرع من تمشيط كل صفحة من دفتر الأستاذ العام.
ما تعلمته عن دور دفتر الأستاذ العام في التخطيط المالي
على الرغم من أن مصطلح “Common Ledger” يبدو المدرسة القديمة (وربما حتى تخويف إذا كنت مثلي وليس لديك أي خبرة محاسبية) ، فهو مجرد نظام لتسجيل جميع معاملاتك التجارية.
أكبر الوجبات الجاهزة الخاصة بي هي أن معظمنا ربما يستخدم بالفعل نوعًا من دفتر الأستاذ العام لإدارة معاملاتنا المالية ، سواء كان ذلك من خلال تطبيق مصرفي أو دفتر شيكات أو برنامج محاسبة.
ولكن بالنسبة للشركات التي ترغب في التأكد من أنها تتبع وتسجيل جميع بياناتها المالية بشكل صحيح ، فإن دفتر الأستاذ العام ضروري. باستخدام قوالب التخطيط المالي وبرامج المحاسبة ، لم يكن إنشاء واستخدام دفتر الأستاذ العام أسهل.
