لا ينبغي أن يشعر تتبع الحضور بأنه كومة لا نهاية لها من الأوراق.
ومع ذلك ، بالنسبة للعديد من الشركات ، فإن الأنظمة التي عفا عليها الزمن تجعل المهام اليومية أكثر صعوبة مما يجب أن تكون. لقد تركت متدافعًا لمعرفة من هو ، ومن خارج ، وعندما يعملون ، غالبًا ما يشبه البرامج التي تبدو وكأنها عبء أكثر من الأداة.
تقرير مقلق من مؤتمر اتحاد التداول (TUC) في عام 2024 وجدت أن ثلاثة من كل خمسة موظفين (61 ٪) شعروا بالاستنفاد في نهاية معظم أيام العمل. وذكر 55 ٪ أيضًا أنهم اعتقدوا أن العمل أصبح أكثر كثافة وتطلبًا بمرور الوقت.
بدون تعقب العمل الإضافي المناسب (أو نظام الإقامة في LIEU) ، يمكن أن تواجه نسبة عالية من موظفيك التوتر والإرهاق. أنظمة إدارة الغياب يمكن أن تأخذ هذه المخاوف بعيدا.
تبسط كل شئ، من تتبع الوقت الذي يقضيه في المهام إلى طلب إجازة سنوية. يمكنك أن تفعل كل شيء من نظام موحد واحد. لذلك ، لمعرفة المزيد حول هذه الأجزاء الرائعة من التكنولوجيا ، استشر دليلنا الكامل برنامج تتبع الوقت.
ما هو برنامج إدارة الوقت؟
يشير برنامج إدارة الوقت إلى الأدوات الرقمية التي تساعد المؤسسات على تتبع حضور الموظفين وغيرها من المهام القائمة على الإنتاجية.
أنها تساعد الشركات على البقاء متوافقًا مع المتطلبات الموضوعة في قانون حقوق الموظف (1996) ، وخاصة تلك المتعلقة بالحق في إجازة ، وبيانات الأجور المفصلة والمكافآت.
مع هذه الأنظمة ، يمكن للمديرين البقاء على اطلاع دائم من خلال نظرة عامة على مستوى الشركة على أنشطة موظفيهم اليومية. واحدة من فوائدها المركزية هي القدرة على تتبع الوقت الذي يقضيه في مهام العمل.
تشير إحصاءات حكومة المملكة المتحدة إلى أن الاحتلال مع أعلى نسبة من العمال هو في الواقع “وظائف مهنية”: 25.7 ٪ من الذين يعملون في العمل في المكاتب.
على هذا النحو ، غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى برنامج إدارة الوقت لتسجيل الوقت الذي يقضيه في مشاريع مختلفة أو اجتماعات الشركة أو مشاريع لمرة واحدة. من خلال توفير رؤى قيمة حول كيفية توزيع الوقت ، يمكن للمديرين تحديد المناطق التي يلزم وجود المزيد من الدعم.
إنها رائعة بالنسبة لبيئة العمل في المملكة المتحدة ، خاصة وأن العديد من الشركات قد انتقلت إلى جدول هجين في المكتب والعمل من المنزل. مع برامج إدارة الوقت ، يتمتع العمال المرنون والبقاء عن بُعد طريقة منظمة للبقاء منتجين أينما كانوا.
قوانين المملكة المتحدة المحيطة أقصى ساعات عمل أسبوعية يعني أن الموظفين لا يمكنهم العمل لأكثر من 48 ساعة في الأسبوع في المتوسط: يمكن لبرنامج إدارة الوقت منع لوائح العمل هذه من دون أن يلاحظها أحد.
يمكن أن تمثل أيضًا أنواعًا مختلفة من أيام العطلة. على سبيل المثال ، تحدد هذه الأنظمة أنماط التغيب ، مثل أيام الصحة العقلية. البيانات من أيام إلكترونية يشير إلى أن احتمال حدوث غياب الصحة العقلية في غضون 12 شهرًا هو 24.4 ٪.
في مثل هذه الحالات ، يمكن لبرامج تتبع وقت الموظفين مساعدة المديرين على معالجة أي مشكلات متكررة قد يواجهها الموظفون.
لا يوجد نهج “أحادي التناسب” لا يتجزأ من اختيار برنامج تتبع وقت الموظف المناسب. بعض الشركات أكبر أو منظمة بشكل مختلف ، أو قد يكون لها متطلبات تعاون خاصة في الصناعة.
مع وضع هذا في الاعتبار ، من المهم عدم الغوص في الرأس أولاً. قبل الاستقرار على البرامج ، أولاً ، اسأل نفسك الأسئلة التالية:
سير العمل
ابدأ بجمع ردود الفعل من الموظفين. كيف تدير الفرق المختلفة المهام؟ هل المشاريع واضحة ، مع المواعيد النهائية المحددة ، أو أكثر تعقيدًا؟
إذا كنت تتعامل مع الجداول الزمنية المعقدة ، فستحتاج إلى برامج توفر تتبعًا مفصلاً وتقاريرًا. سوف توجهك صورة واضحة لكيفية عملك اليوم نحو أداة تناسب روتينك.
حجم الفريق ومتطلبات التعاون
حجم وهيكل فريقك مهم للغاية.
قد يفضل فريق صغير أداة بسيطة للحفاظ على الأشياء منظمة ، في حين أن الفرق الكبيرة ، أو تلك التي تعمل عبر الإدارات ، قد تستفيد أكثر من ميزات متقدمة مثل التحديثات في الوقت الفعلي والوصول القائم على الأدوار.
قد تستفيد الفرق التي تعمل عن بُعد أو تتعاون بشكل متكرر أكثر من دمج برامج تتبع الوقت التي تركز على الاتصالات (وهل تعلم أن زيادة مستويات المشاركة بين الموظفين يمكن أن تؤدي إلى أ انخفاض بنسبة 41 ٪ في التغيب؟)
اعتبارات خاصة بالصناعة
يمكن أن يحدث اختيار أداة تتفهم تحديات قطاعك فرقًا كبيرًا. على سبيل المثال ، قد تعطي شركة المحاماة أولوية تتبع دقيق لساعات قابلة للفوترة ، في حين أن وكالة إبداعية قد تركز على الجداول الزمنية للمشروع وتخصيص الموارد.
لا تنس التحقق مما إذا كانت هناك أي متطلبات امتثال محددة ، مثل معايير حماية البيانات ، التي يحتاجها البرنامج لوفاءها في مجال عملك.
ما هي الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في برنامج تتبع الوقت؟
برنامج سهل الاستخدام
الواجهة السهلة للاستخدام هي اعتبار حاسم عند شراء برنامج مراقبة الحضور. التصميمات البسيطة تجعل من السهل على المديرين والموظفين استخدام النظام ، مما يقلل من منحنى التعلم ويزيد من احتمال اعتماد الشركة على مستوى الشركة.
مكونات مهمة لواجهة مستخدم بديهية تتكون من:
- مسح قائمة التنقل
- ميزات يمكن الوصول إليها
- متوافق مع مجموعة من الأجهزة وتصميم مستجيب
تساعد مكونات التصميم هذه في إنشاء مكان عمل أكثر كفاءة ومنظم جيدًا.
إمكانية الوصول إلى الهاتف المحمول
بغض النظر عن مكان وجودهم ، يمكن للعمال استخدام هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية لتسجيل الدخول والخارج ، وذلك بفضل إمكانية الوصول إلى الهاتف المحمول. يمكن للشركات التي تعمل من المكاتب المنزلية أو لديها العمال الميدانيين الاستفادة بشكل خاص من الوصول عن بُعد.
وجدت الأبحاث التي أجراها مجلة Harvard Enterprise Evaluate أنه قبل جائحة Covid-19 ، 64 ٪ من الشركات التي قدمت ترتيبات Flextime جعلتها بشكل غير رسمي.
لكن برنامج إدارة غياب الوقت يلغي هذه الشفافية السيئة للشركات. يمكن للموظفين الوصول إلى استحقاقات العطلات وترتيبات العمل في أي مكان في جميع أنحاء العالم.
تكامل الموارد البشرية والرواتب
قد تستفيد الشركات بشكل كبير من تدفق ثابت لبيانات الموظفين عبر المنصات. زيادة الاتصال يقلل من الأخطاء ، ويوفر الوقت ، ويزيل الحاجة إلى إدخال البيانات البشرية!
على سبيل المثال ، عندما تتم مزامنة بيانات الرواتب وبيانات الحضور تلقائيًا ، فإنه يضمن سداد العمال بشكل عادل للساعات التي وضعوها.
فوري تتبع الوقت/التقارير
يتم تسجيل ساعة الموظفين وساعات العمل على الفور باستخدام التتبع في الوقت الفعلي.
نظرًا لأن التتبع فوري ، يمكن للمديرين التعامل مع مشاكل الحضور بمجرد اكتشافهم. بعد ذلك ، يمكنهم إعادة تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية.
توفر التقارير في الوقت الفعلي أيضًا بيانات حالية عن اتجاهات الحضور ، مما يتيح اتخاذ القرارات وفقًا لقوانين العمل.
على سبيل المثال ، قواعد المملكة المتحدة على اتصالات التوظيف وساعات العمل اذكر أن جميع الأشخاص الذين تم تصنيفهم كعاملين يحق لهم قانونًا في عطلة مدفوعة الأجر 5.6 أسابيع سنويًا.
نظرًا لأن برنامج إدارة الوقت يقدم أيضًا معلومات دقيقة عن ساعات العمل ، يتم تعزيز دقة كشوف المرتبات بالتساوي.
ميزات الأمن والامتثال
يجب على شركات المملكة المتحدة التأكد من أن أنظمة مراقبة الحضور الخاصة بها تلتزم بقوانين مثل لائحة حماية البيانات العامة (GDPR).
يجب أن يتم جمع البيانات الأساسية فقط من قبل هذه الأنظمة ، ويجب حماية البيانات الخاصة لتجنب الوصول غير المصرح به. لحماية بيانات الموظفين الحساسة ، يمكن وضع تدابير أمان مثل تشفير البيانات والتدقيق المتكرر.
ما هي فوائد برنامج تتبع الوقت للشركات؟
تتبع برنامج تتبع الوقت عن مساعدة الشركات على النمو. من خلال توفير المراقبة في الوقت الفعلي لحضور الموظفين ، تشجع هذه الأنظمة شفافية أكبر في مكان العمل.
دقة أكبر
يمكن أن تؤدي طرق تتبع الحضور التقليدية إلى عدم الدقة ، مثل إدخالات البيانات غير الصحيحة أو سرقة الوقت المتعمد. تعالج أنظمة الحضور الآلية هذه التحديات من خلال تقديم معلومات دقيقة في الوقت الفعلي عن ساعات عمل الموظفين.
الميزات المتقدمة ، بما في ذلك التحقق الحيوي وتتبع تحديد الموقع الجغرافي ، تأكد من أن جميع جوانب تتبع الحضور دقيقة قدر الإمكان.
في الواقع ، مراجعة مثيرة للاهتمام من قبل معهد دراسات التوظيف وجدت أن سياسات تشديد لمراجعة الحضور ارتبط مع انخفاض في الغياب.
استبدال البرامج القديمة
تستمر العديد من شركات المملكة المتحدة في الاعتماد على الأساليب التقليدية لتسجيل حضور الموظفين ، مما قد يؤدي إلى أخطاء بشرية. يمكن أن يؤدي التحول إلى نظام الحضور الرقمي إلى تخفيف أعباء العمل الإدارية.
إنتاجية أفضل
إذا كانت أنظمة الحضور الآلية موجودة ، فقد يكون لدى الإدارة المزيد من الوقت لتكريسها لمشاريع تعزيز الإنتاجية مثل التدريب أو تطوير المواهب.
هذه الحلول تجعل من السهل على المديرين تصدير بيانات الحضور للمعالجة الآلية من خلال دمج منصات مراقبة الحضور الخاصة بهم مع برامج كشوف المرتبات.
مع هذه الدرجة من التكامل ، من المرجح أن يتقاضى الموظفون رواتبهم في الوقت المحدد (ومع عمل إداري أقل!)
استثمر في برنامج تتبع الوقت اليوم!
الآن بعد أن عرفت المزيد عن الطرق التي يمكن أن تجعل هذا البرنامج حياتك أسهل ، ربما حان الوقت للاستثمار.
تبسيط العمليات اليومية لا يعني إصلاح شركتك ؛ يمكن أن تتناسب هذه الأنظمة مع الإجراءات الإدارية الحالية. فقط تذكر أن تبقي جميع المساهمين على تحديث.
حدد أعضاء الفريق الذين سيستخدمون البرنامج أكثر من غيرهم ويخبرونهم بالضبط بما يجري النظر فيه. بعد فترة تجريبية وتعليقات من الموظفين ، قد تجد أن البقاء منظمًا في مكان العمل يبدو أسهل من أي وقت مضى.
