وفقا لبيانات من أكثر من 200 مقابلة مع التواصل الداخلي، أفضل ثلاث قنوات الاتصال الداخلية الأكثر فعالية هي البريد الإلكتروني الداخلي (72 ٪) ، واجتماعات الشركة والفريق (49 ٪) ، والاجتماعات مع المديرين المباشرين (48 ٪). على الرغم من أن بعض الأشخاص قد يفاجأون من أن البريد الإلكتروني والاجتماعات تتفوق على الإنترانت والتطبيقات ، فإليك ما يظهره البحث.
1. البريد الإلكتروني الداخلي يكافح المعلومات الزائدة. 43 ٪ من المجيبين الأبحاث يرغبون في حل الحمل الزائد للموظف. يحدث الحمل الزائد للمعلومات عندما يتلقى الموظف معلومات أكثر مما يمكنه معالجته. على الرغم من أن الأمر قد يبدو وكأنه البريد الإلكتروني الداخلي سيؤدي إلى تفاقم هذه المشكلة ، إلا أن العكس يحدث عندما تستخدم المؤسسة البريد الإلكتروني بشكل صحيح.
الموظفون يريدون تلقي المعلومات ؛ إنهم لا يريدون فقط معلومات غير ذات صلة ، وبالتأكيد لا يريدون الكثير مرة واحدة. إن الجلوس خلال اجتماع لمدة ساعة ليس منتجًا إذا كان بإمكان شخص ما تغطية النقاط الرئيسية في ثلاث دقائق. وبالمثل ، فإن قلة من الناس لديهم الصبر لقراءة بريد إلكتروني من 10 صفحات. إن حفظه في القراءة لاحقًا يعني غالبًا عدم قراءته.
ومن المثير للاهتمام ، تظهر الأبحاث يمكن للموظفين بسهولة معالجة عشرين رسالة بريد إلكتروني من نصف صفحة دون الشعور بالإرهاق. عندما يتم الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني موجز – ويتم استهداف المحتوى لجماهير أصغر وأكثر تحديدًا – يظل الموظفون مشاركين. يقلل هذا النوع من الاتصالات بالبريد الإلكتروني الداخلي الاستراتيجي عن الحمل الزائد للمعلومات.
2. البريد الإلكتروني الداخلي يتيح التواصل المتزامن وغير المتزامن. على عكس الفرق أو الركود ، والتي مناسبة تمامًا للاتصال المتزامن في الوقت الفعلي (حيث يتم تسجيل الدخول إلى الجميع ويمكنهم الاستجابة قبل دفن الرسالة) ، يدعم البريد الإلكتروني في الوقت الفعلي وتأخير التواصل بشكل متساوٍ. لذلك ، على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد لا يزال يتم دفنه ، إلا أن الرسائل الفائتة أسهل في تحديدها والعثور عليها ومعالجتها. يعد استخدام البريد الإلكتروني الداخلي للاتصال غير المتزامن مفيدًا بشكل خاص للمؤسسات التي تعمل عبر المناطق الزمنية وللأدوار التي تتطلب وقت التركيز أو العمل بعيدًا عن الكمبيوتر.
3. البريد الإلكتروني الداخلي يتفوق في قوة عاملة هجينة. سواء أكان موظف يعمل في المكتب أو في المنزل أو خارج بيئة المكتب التقليدية ، فإن كل موظف لديه (أو ينبغي أن يكون لديه) عنوان بريد إلكتروني ، والبريد الإلكتروني يذهب معهم ويصل إليهم أينما كانوا.
ستصل الرسائل المهمة إلى جميع الموظفين في قائمة التوزيع ، بغض النظر عن الموقع أو القسم أو الدور أو المكدس التكنولوجي. بالنسبة للفرق المشتتة جغرافياً ، من السهل حساب المناطق الزمنية المختلفة وساعات العمل من خلال جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليتم تسليمها في تاريخ ووقت محددين أثناء ساعات عمل المستلم.
4. البريد الإلكتروني الداخلي يمكن الوصول إليه عالميا. البريد الإلكتروني هو قناة اتصال مهيمنة بسبب استخدامها على نطاق واسع وإمكانية الوصول ، مع القليل من التدريب إلى عدم وجود تدريب. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يعمل عبر الأجهزة والمداخن التقنية. على عكس أدوات الدردشة أو الإنترانت أو التطبيقات التي تحد من الوصول إلى أصحاب المصلحة الداخليين ، فإن البريد الإلكتروني هو الأدوات الوحيدة التي يمكن للمؤسسات استخدامها بسهولة للتواصل مع الموظفين والعملاء والبائعين والمستثمرين والشركاء دون تبديل منصات.
5. البريد الإلكتروني الداخلي قابل للتطوير ورشيق. يتيح البريد الإلكتروني الداخلي رسائل بث البريد الإلكتروني الشامل جمهور صغير مستهدف. سواء أكان إرسال بريد إلكتروني إلى عشرة أو 100000 موظف ، يمكن للمستلمين قراءة كل رسالة كاتصال فردي (دون الحاجة إلى قنوات أو منصات جديدة). تميل المنصات التي تتطلب قنوات منفصلة لمجموعات مختلفة إلى تشوش ، وتحدي الإدارة والتعقيد للموظفين للتنقل بنجاح.
مع انتقال الموظفين بين الأدوار أو المجموعات أو حتى المواقع ، ستظل البريد الإلكتروني تصل إليهم ، ويتم الحفاظ على قوائم توزيع البريد الإلكتروني بسهولة أكبر ، وأحيانًا بناءً على قواعد بيانات الموارد البشرية.
6. البريد الإلكتروني الداخلي هو مركز مركزي. نظرًا لأن البريد الإلكتروني يدعم إدارة المجموعة ، وظائف التقويم ، وإدارة المهام ، والوصول إلى DarePoint Digest ، ورسائل التطبيقات وأكثر من ذلك ، فإنها تعمل كمركز للاتصالات اليومية للموظفين. يتكامل البريد الإلكتروني بسلاسة مع التطبيقات الأخرى ، بما في ذلك إدارة المشاريع وإدارة علاقات العملاء وأنظمة الموارد البشرية وإدارة الملفات ومنصات التعاون. يسمح هذا الترابط بتوصيل سير العمل الآلي ، ويقلل من أعمال إعادة الدخول اليدوي ، ويساعد الموظفين على تعزيز إنتاجيتهم وكفاءتهم.
7. البريد الإلكتروني الداخلي قابل للقياس. كمنصة اتصال رقمية ، يسهل قياس البريد الإلكتروني. تعد مقاييس البريد الإلكتروني القيمة مثل معدلات الاهتمام والقراء والمشاركة أمرًا بالغ الأهمية لمساعدة فرق COMMS الداخلية على إدارة فعالية عملهم. وفقًا لأبحاثنا ، يقول المتواصلون الداخليون إن مؤشرات الأداء الرئيسية الخمسة والمقاييس هي المعدلات المفتوحة للبريد الإلكتروني (46 ٪) ، وردود الاستقصاء (45 ٪) ، وردود الفعل وردود الفعل (43 ٪) ، ومعدلات النقر (34 ٪) ووجهات النظر في صفحة الإنترانت (33 ٪).
نحن متحيزون ، لكننا نفضل مقاييس القراء مثل معدل القراءة والنسبة المئوية للقراءة على أسعار مفتوحة ، ولكن عليك أن تبدأ في مكان ما. تساعد مقاييس البريد الإلكتروني الاتصالات على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات فيما يتعلق بكيفية تحسين أداء الاتصالات وزيادة مشاركة الموظفين.
فوائد استخدام البريد الإلكتروني
أدوات مثل Politer ساعد في قياس الوصول ، القراء والمشاركة عبر جماهير مختلفة لأنواع مختلفة من الاتصالات الداخلية ، بما في ذلك الأخبار والنشرات الإخبارية ، وإعلانات الأحداث ، وبرامج إدارة التغيير ، وتغييرات السياسة ، وبرامج الفوائد ، والتوجيهات الاستراتيجية والإعلانات العامة. تمنح مقاييس البريد الإلكتروني فرق الاتصالات الداخلية للبيانات والتحليلات لاتخاذ قرارات أفضل تعتمد على البيانات لتحسين برامج الاتصالات الخاصة بهم وإبلاغ الموظفين وتثقيفهم وإلهامهم بشكل أفضل.
تعليق
