وجدت دراسة حديثة أن ما يقرب من ثلثي الاتصالات الداخلية يقولون إن الاجتماعات تأخذ معظم وقتهم. لا عجب أن 49 ٪ يقولون إن نقص الوقت هو أحد أكبر حواجزهم أمام النجاح.
وليام شون ، محرر نيويوركر لمدة 35 عامًا ، ربما يكون قد هز رأسه في الاستطلاع ، من خلال الذراع الاستشارية لوساطة التأمين Arthur J. Gallagher & Co. ، صدر في 25 فبراير 2025و
وجه المجلة نحو الصحافة الرائدة من خلال الإشراف على تقارير مثل “هيروشيما” لجون هيرسي ، و “سيلنت سبرينج” من جون هيرسي ، وجيمس بالدوين “النار في المرة القادمة”.
خلال فترة ولايته ، التي انتهت بشكل غير متجانس في عام 1987 ، روج أيضًا بمهن كتاب مثل JD Salinger و John Updike والشاعر إليزابيث بيشوب. توفي في عام 1992.
لم يعقد شون اجتماعًا تحريريًا لتحديد ما يجب أن تغطيه المجلة. تذكرني الاستطلاع والذكرى المئوية للمجلة بأسلوب إدارته غير العادي.
كان الدافع وراء كرهه لاجتماعات الموظفين من رؤيته القوية للنشر وأيضًا من قبله شخصية غريبة وخجولة بعمق. ولكن قد يكون أيضًا اعترافًا بأن العديد من الاجتماعات هي مضيعة للوقت ، كما وجدت الأبحاث الحديثة.
كيف تجعل اجتماعات الأخبار الخاصة بك أكثر كفاءة؟ اجعل عملية التحرير أكثر فعالية.
الاجتماعات الجيدة هي نتيجة العمل المنجز قبل الاجتماع وبعده. هذا العمل بدوره سوف ينتج قصصا أكثر مقنعة.
سر التحرير هو التخطيط والتفكير في القصص والتحدث إلى الكتاب قبل أن يبدأ أي كتابة. لدينا ست نصائح حول كيفية عقد اجتماعات فريق Comms أفضل ، بدءًا من التغييرات في عملية التحرير. هذه النصائح مفيدة لكل من فرق الاتصالات الداخلية والخارجية.
1. زعيم الأخبار. يجب القيام بمعظم العمل قبل اجتماع الأخبار من قبل شخص وظائف كمحرر إدارة، الذي ينتقل نسخًا عبر النظام ، وإدارة العملية من مهمة القصة إلى حل المشكلات ، والموافقات والنشر. يجب أن يتمتع هذا الشخص بسلطة قصص الضوء الخضراء ، حيث يقدم التقارير إلى شخص يعمل كمحرر تنفيذي.
المحررين التنفيذيين لديهم القول النهائي على المحتوى قبل خروجه من الباب. لديهم أذن القادة ، الذين يثقون بهم لإجراء المكالمة الصحيحة.
2. تعيين إرشادات التحرير. يتم القبض على العديد من المتواصلين في فخ Taker Order لأنهم لم يحددوا ما الذي يجعل قصة جديرة بالموضوع لمنظمتهم. ونتيجة لذلك ، ليس لديهم طريقة مبدئية لإخبار عميل داخلي لماذا لا يوجد شيء ما قصة.
“تمنحك إرشادات التحرير إطارًا لاتخاذ هذه القرارات: هذا هو جمهورنا ، وما يهتمون به ويريدون أن يتعلموا منا ،” لقد كتبنا.
ستؤدي هذه الإرشادات أيضًا إلى تقليل الكثير من المناقشات بدون هدف خلال الاجتماعات.
3. تحدث إلى كتابك. يجب أن يبدأ المحرر الإداري كل أسبوع من خلال محادثات فردية حول الأسبوع المقبل: لماذا القصص التي يعملون عليها في حالة جيدة؟ ماذا لديهم؟
بينما لم يعقد شون اجتماعات تحريرية ، أبلغ رؤيته من خلال التحدث مع الكتاب والمحررين والمساعدين بشكل فردي أو اثنين في وقت واحد.
“الحديث عن قصة قبل كتابة كلمة ما يوفر الوقت ويخلق قصصًا أفضل” ، كتبنا العام الماضي ، “9 نصائح حول كيفية تدريب الكتاب“
4. استخدم مذكرات القصة. من هذا المناقشة الأسبوعية ، يجب على الكتاب إعداد ملف قصة أو مذكرة الملعب مع المسودة الأولى من العنوان ، الجملة الأولى ، وكذلك أفكار الرسوم والصور المقترحة. ربما جملة إضافية تلخص القصة.
اطلب من الكاتب أن يقترح طرقًا للإبلاغ عن القصة وكتابةها. إذا تبين أن فكرتك هي فكرة الكاتب ، فأنت متقدم على اللعبة “. وفقا لدونالد موراي، الذي كان كاتب تحرير حائز على جائزة بوليتزر ومدرب الكتابة. إذا كانت فكرة الكاتب أفضل ، فأنت في طريقك إلى الأمام. “
تأخذ المذكرة ما يكفي من التقارير لمعرفة أن لديك قصة. حدد ما يجب القيام به وماذا سيكون من الجيد أن تجعل القصة تبرز.
يجب أن تتضمن المذكرة أيضًا قائمة قصيرة من القصص القادمة: ليس ملعبًا كاملاً ، ولكن جملة أو جملة مع ملاحظة حول التوقيت. يجب أن تحصل المشاريع الخاصة على مذكرة خاصة بهم.
هنا عندما يجب أن تحصل القصص على معالجة إشارة المرور: الأخضر أو الأصفر أو الأحمر.
5. إعداد ميزانية القصة. يجب على محرر الإدارة فقط وضع قصص على ميزانية القصة. يتم وضع القصص فقط مع مذكرات الملعب الصلبة على الميزانية.
تركز قائمة القصص المدروسة على المناقشة في اجتماعات الأخبار: ما هي أفضل طريقة لرواية القصة؟ ما هي الصور أو الرسومات التي نحتاجها؟ هل هو أكثر ملاءمة لوسائل التواصل الاجتماعي أم منشور على الموقع؟ كيف يمكننا جعل القصة أفضل؟ ما هو أفضل توقيت؟
6. ثلاثة ، وليس واحد. لا تحاول أن تفعل كل شيء في اجتماع واحد. نوصي بثلاثة اجتماعات إخبارية منتشرة خلال الشهر. قد يبدو هذا غير بديهي ، لكن ثلاثة اجتماعات يمكن أن تكون أكثر كفاءة من اجتماع واحد. جيم يليسيلا ، مؤسس مجموعة راجان الاستشارية الموضحة بالتفصيل كيف تعمل الاجتماعات الثلاثة.
اجتماع شهري. صورة كبيرة ، اجتماع العصف الذهني. مراجعة المشاريع الخاصة. تنظر إلى الأمام. يخطط.
الاجتماع الأسبوعي. راجع ميزانية قصتك للأسبوع القادم. هل المشاريع الخاصة في هذا المزيج؟ قصص ضبطها وقيام التعديلات. خذ لحظة للسؤال: ماذا يجب أن نغطي؟
الاجتماع اليومي. اجتماع سريع للتركيز على ما ننشره اليوم. أي تغييرات في اللحظة الأخيرة؟ ما هي الإبلاغ عن وسائل الإعلام الإخبارية؟ ماذا نفعل على وسائل التواصل الاجتماعي؟
قد تبدو تجربة Shawn بعيدة عن العمل اليومي للعديد من فرق Comms ، الذين يتم الضغط عليهم للوقت ، وغالبًا ما يجب عليهم دفع القصص التي قد تكون أفضل. لكنه يمكن أن يتعاطف.
في عام 1979 ، قال صحيفة نيويورك تايمز، “لا تقل عن الكمال عملية لا تتوقف أبدًا.”
