مرحبا بكم في أعمدة المنشئ، حيث نأتي بالخبراء HubSpot الخالق أصوات للمدونات التي تلهمك وتساعدك على النمو بشكل أفضل.
يتفاجأ الكثير من الناس عندما يعلمون أنني انطوائي. لا أحصل على طاقتي من التواجد حول الكثير من الأشخاص (على الرغم من أنني أحب التواجد حول الناس).
وبدلاً من ذلك، أستمد طاقتي من إعادة الشحن بمفردي.
ولهذا السبب، فإن المساحات التي نبنيها في The Inventive Collective وCultureCon لا تأخذ في الاعتبار تجارب المنفتحين فحسب، بل أيضًا التجربة المتناقضة والانطوائية.
أثناء قيامك بالتخطيط لحدثك أو مؤتمرك القادم، قد يكون من المغري التفكير في منظور منعزل جدًا في نهجك.
ولكن في المشهد التنافسي اليوم، حيث يكون لدى الأفراد خيارات عديدة لكيفية قضاء وقتهم، فإن أهمية جذب الحضور يشعر شيء لا يمكن المبالغة فيه.
دعنا ننتقل إلى نصائحي الخمس للتأكد من أن الحاضرين يشعرون بالإلهام والنشاط والتواصل في حدثك الكبير التالي.
كيفية تعزيز الاتصال والمشاركة في الحدث الخاص بك المقبل
1. إعطاء الأولوية للتخصيص.
تخيل الذهاب إلى حفل عشاء، والمشي في غرفة الطعام، والنظر في إعدادات المكان.
تنظر عيناك إلى الأطباق وتلاحظ أن اسم كل ضيف مكتوب بخط جميل. لا يمكنك مقاومة الرغبة في العثور على اسمك مكتوبًا.
مستوى الرضا الذي تشعر به عندما تجد اسمك لا يمكن وصفه تمامًا، لكنه مميز. ليس هناك شك في ذلك، فنحن جميعًا نحب أن يتم رؤيتنا وأخذنا بعين الاعتبار.
عند التخطيط لحدث لمئات (أو آلاف) الأشخاص، قد لا يكون من الممكن كتابة اسم كل شخص بشكل فردي على بطاقة مكان، ولكن لا يزال بإمكانك تخصيص تجربة الحدث وفقًا للتفضيلات الفردية لتعزيز المشاركة.
بدءًا من جداول الأعمال المخصصة وحتى اقتراحات التواصل المخصصة، فإن جعل الحاضرين يشعرون بالتقدير كأفراد يعزز التواصل الأعمق.
2. الراحة المنظمة.
إنه أمر لا يصدق حقًا مدى تأثير الموسيقى على شعورك عندما تدخل إلى الغرفة. ادخل إلى غرفة يسودها الصمت وستجد أن الأمر محرج إلى حد ما – ادخل إلى غرفة مليئة بالموسيقى المبهجة، وستبدأ كتفيك في التحرك.
أحد الأسباب التي تجعلني أحب خطوط دلتا الجوية هو التزامها بتوفير الراحة. أنت تمشي على متن الطائرة ويتم تشغيل الموسيقى الهادئة، وتمشي بجوار مضيف طيران في شركة دلتا وترسم الابتسامة على وجوههم.
حتى الطيار يخرج ليبتسم للركاب ويخبرهم أنهم في أيدٍ أمينة. تعلم دلتا أنه عندما يشعر عملاؤها بالراحة، فإنهم يشعرون بالسعادة ويبذلون قصارى جهدهم لضمان أن تكون الراحة في طليعة تجربة المستهلك.
فكر في دلتا أثناء بناء تجربتك القادمة. كيف يمكنك إضفاء الراحة على أي نقطة اتصال في هذا الحدث الخاص بك؟
بدءًا من قائمة التشغيل ووصولاً إلى تخصيص زاوية من الغرفة للسماح للحاضرين بتخفيف الضغط والعودة إلى التفاعلات الاجتماعية وهم يشعرون بالانتعاش – هناك العديد من الطرق لإعطاء الأولوية للجو المريح.
لا يؤدي هذا الاعتبار إلى تحسين تجربة الانطوائيين فحسب، بل يساهم أيضًا في خلق جو أكثر شمولاً بشكل عام.
3. التفاصيل هي العناوين الرئيسية.
نجاح هذا الحدث الخاص بك يتوقف على دراسة متأنية. يجب أن تأخذ كل خطوة من خطوات الحدث رحلة الضيف في الاعتبار.
هل المسافة من تسجيل الوصول إلى نقطة الاتصال الأولى طويلة بشكل غير واقعي؟
هل هناك رحلة حركة واضحة أم أن تدفق الضيوف مهيأ للازدحام؟
هل يكفي شريط واحد لعدد الحضور الذي تتوقعه؟
للنظر في هذه التفاصيل، أوصي دائمًا بإنشاء خريطة رحلة المستهلك (ولكن مع وضع ثلاثة من أصحاب المصلحة الرئيسيين في الاعتبار):
- يتم إنشاء خريطة رحلة واحدة للحاضر لأول مرة
- واحد للحاضر المخضرم
- وواحد للعملاء والمواهب.
ينبغي التخطيط بدقة لكل جانب من جوانب الحدث، بدءًا من اختيار المكان ووصولاً إلى المرطبات. اللمسات الصغيرة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في كيفية إدراك الحاضرين لتجربتهم.
4. مركز التواصل المدروس.
التواصل هو لغة حبي، والحاضرون يحبونه أيضًا!
أثناء التخطيط لحدثك، يساعد التواصل الواضح والمتسق قبل الحدث وأثناءه وبعده في إدارة التوقعات وإبقاء الحاضرين على اطلاع.
يمكن أن تؤدي الاستفادة من تطبيقات الأحداث للحصول على التحديثات في الوقت الفعلي إلى تعزيز المشاركة طوال الحدث أيضًا.
فيما يلي العناصر الأساسية لخطة الاتصال بالحدث:
- التواصل قبل الحدث مع تأكيدات التسجيل التفصيلية، والخدمات اللوجستية للحدث (التاريخ والوقت والموقع) وهيكل جدول الأعمال.
- التواصل المباشر مع الأحداث من خلال التحديثات في الوقت الفعلي من خلال تطبيق الحدث، والاقتراع المباشر والميزات التفاعلية والتحديثات لتذكيرات الجلسة وتغييرات الجدول الزمني.
- متابعة ما بعد الحدث مع رسائل الشكر وتسجيلات الجلسات واستطلاعات الرأي وتسجيلات الجلسة ومعاينات الأحداث المستقبلية.
5. بناء تجربة غامرة.
أصبحت CultureCon رائدة في مجال التجارب الغامرة. نحن نحب خلق جو محكم حيث يمكن لمجتمعنا أن يتفاعل ويلمس علامتنا التجارية لأنه تم تصميمه خصيصًا لهم.
تعمل التجارب الغامرة على تحويل المشاركة التقليدية من خلال إنشاء اتصالات متعددة الحواس مع مجتمعك. تتجاوز هذه التجارب الملاحظة السلبية وتدعو المشاركين إلى إنشاء ذكريات جديدة ومعقدة مع علامتك التجارية.
بدءًا من إضافة مقاطع أسئلة وأجوبة مدتها 20 دقيقة إلى نهاية جلسات النقاش وحتى إتاحة الفرص للضيوف للقاء بعضهم البعض من خلال الأنشطة التفاعلية ولحظات اللعب – لا يجب أن يكون إضفاء البعد على الحدث الخاص بك عملية إنتاجية باهظة الثمن.
على سبيل المثال، في CultureCon قدمنا ”ساعات العمل”، وهي عبارة عن جلسات جماعية صغيرة حميمة تتبع اللجنة في جلسات حل المشكلات التعاونية.
إن إضفاء لحظات لا تُنسى على حدثك مثل هذه سيكون له صدى لدى ضيوفك بعد فترة طويلة من انتهاء الحدث.
لن ينتهي الحدث حتى تصل رسالة الشكر
الحدث الذي لا يُنسى حقًا لا ينتهي عندما يغادر المتحدث الأخير المسرح.
يمكن لاتصالات المتابعة المدروسة أن تعزز الذكريات الإيجابية، وتشجع المشاركة المستمرة مع علامتك التجارية، وتدعو مجتمعك للبقاء على اتصال حتى يأتي الحدث التالي.
الحيلة الصغيرة التي أستخدمها هي صياغة مذكرة “شكرًا لك” قبل الحدث بحيث لا أحتاج بعد ذلك إلى البدء من الصفر ويمكنني الغوص والتعديل وفقًا لذلك.
إن التركيز على ما تشعر به الحاضرين ليس أمرًا “جميلًا” – بل هو جانب أساسي للتخطيط الناجح للحدث.
من خلال التركيز على التخصيص والراحة والاهتمام بالتفاصيل والتواصل المدروس والتجارب الغامرة والمتابعة الفعالة بعد الحدث، يمكنك إنشاء بيئة يشعر فيها الحاضرون حقًا بأنهم مرئيون.
وعندما يشعر الناس أنهم مرئيون، سيعودون لهذا الشعور – مرارًا وتكرارًا.
