شاب بالغ مشغول ومركّز، يعمل بالقطعة، يجلس على مكتب ويضع رأسه على يده أثناء العمل في مشروع على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص به.
كيرتس سبارير هو المدير الرئيسي في بوسبار.
مع سعي بعض الشركات الكبرى للعودة إلى المكاتب، أصبح تقييم قيمة العمل الافتراضي الآن أكثر أهمية من أي وقت مضى.
قبل وقت طويل من الوباء، بوسبار لقد كان الأمر بعيدًا تمامًا منذ البداية، مما يمنحنا منظورًا فريدًا حول فوائد العمل الافتراضي. نحتفل الآن بالذكرى السنوية العاشرة لتأسيسنا، ونعتقد أننا كنا أول وكالة وطنية تقدم خدمات كاملة تم إنشاؤها خصيصًا ليتم إطلاقها كشركة افتراضية.
ونظرًا للفوائد الكبيرة التي تعود على عملائنا وموظفينا وخاصةً على البيئة، فإننا نعتبر ذلك خيارًا بديهيًا وسيصبح شائعًا بشكل متزايد في المستقبل.
لذلك لدينا بعض النصائح للشركات التي تتجه نحو العمل الافتراضي أو تحاول جعل مكتبها الافتراضي يعمل. فيما يلي أهم النصائح حول كيفية إنشاء مكتب افتراضي ناجح.
تحديد ساعات العمل الأساسية: عند العمل افتراضيًا، يرغب الموظفون في معرفة متى يجب أن يكونوا متصلين بالإنترنت ومتى يمكنهم “إيقافه”. ونحن كوكالة نريد أن نعرف متى يكون موظفونا متاحين. أقترح تحديد ساعات يتم فيها ضمان تواجد فريقك على الإنترنت، بغض النظر عن مكان عملهم. نحن جميعًا متواجدون عبر الإنترنت بين الساعة 12 و6 مساءً بالتوقيت الشرقي أو 9 و3 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ لضمان قدرة فرقنا على التعاون في الوقت الفعلي.
احتضان المرونة: يمنح العمل الافتراضي زملائنا مرونة أكبر بكثير في رعاية أطفالهم أو حضور موعد مهم. كما أنه يعزز الشمولية، مما يسمح لنا بتوظيف المواهب من مواقع متنوعة، مما يمنحنا تغطية ووجهات نظر أوسع لا يمكن أن تحصل عليها سان فرانسيسكو أو نيويورك.
ثق، لا تراقب: نحن نؤمن بالثقة في موظفينا وتمكينهم من القيام بأفضل ما لديهم، بغض النظر عن مكان وجودهم، وليس مراقبة مكان وجودهم باستمرار. وكما يشير توم كاربنتر، “تحتاج الشركات إلى التخلي عن المقاييس التي لا معنى لها مثل “تمرير الشارات” في المكتب أو الدقائق التي تقضيها في مكاتبها والتركيز بدلاً من ذلك على ما إذا كان العمل الأفضل يتم إنجازه”. وفي عالم ما بعد الوباء، أصبح هذا الأمر أكثر أهمية من أي وقت مضى.
طالما أن الزملاء ينجزون أفضل أعمالهم، فلا يهمني مكان وجودهم. مثلما لا نراقب مكان تواجد الموظفين بعد ساعات العمل في مكان العمل المكتبي، فإننا لا نهتم بمكان إكمال عملهم الافتراضي. يعد هذا جزءًا من فلسفة أوسع للثقة والتمكين وهو أمر ضروري للمكتب الافتراضي. إذا كنت ستقوم بمراقبتها والتحقق منها باستمرار، فلن ينجح الأمر.
كن شفافًا – عندما تكون افتراضيًا، قد ينشأ سوء فهم أو سوء فهم إذا لم تكن حذرًا. لذلك من المهم أن نبرز التواصل وأن يعرف الجميع، قدر الإمكان، ما يحدث في الشركة.
نحن نبذل جهدًا كبيرًا لنكون منفتحين قدر الإمكان بشأن ما نعمل عليه وما نتوقعه وما يحتاج الناس إلى معرفته. قمنا بإعداد هياكل داخلية لإبقاء الجميع في الشركة على نفس الصفحة وتشجيع التواصل والتعليقات والاستجابة. نحن نشجع المشاركة من جميع موظفينا، ونسعى باستمرار للحصول على تعليقات من خلال الاستطلاعات المجهولة وجلسات AMA و”كيف حالنا؟” جلسات. من الناحية الهيكلية، نحاول الحد من التسلسل الهرمي. بالطبع، هناك بعض الأمور، لكننا نعيش وفقًا لما يسميه كريس بولكي “المهمة هي الرئيس”، مع التركيز على أفضل طريقة لإنجاز المهام للعميل، وليس الأنا أو اللقب المعني.
خلق ثقافة محلية لتنمو وتزدهر: يعتقد البعض أن العمل الافتراضي يضر بالقدرة على جمع الزملاء معًا. لكننا نبحث عن فرص للقاء زملائنا كلما أمكن ذلك. فقط لأننا افتراضيون لا يعني أننا لا نستمتع ببعضنا البعض ونقضي وقتًا ممتعًا. نقوم بذلك من خلال نادي الكتاب الافتراضي، ووجبات الغداء الشخصية للفريق، والرحلات لزيارة العملاء والفرق وغيرها من الأحداث الشخصية.
أسقط “المتعة القسرية”: لكن لا تجعل الموظفين يشاركون في أحداث “المتعة القسرية” التي ليست ممتعة. وهذا يشمل خلوات عطلة نهاية الأسبوع الطويلة ووجبات العشاء بعد ساعات العمل. إنه يتعارض مع الغرض المتمثل في منح موظفيك مرونة إضافية. يريد الناس أن يكون لديهم حياتهم الخاصة بالإضافة إلى حياتهم العملية. بالطبع تريدان تخصيص الوقت لرؤية بعضكما البعض، لكن تأكدي من عدم المبالغة في ذلك.
التأكيد على الفيديو: الناس حيوانات بصرية، لذلك يمكنهم الشعور بشكل حدسي عندما يرون الأشياء. وهذا أكثر أهمية عندما تعمل افتراضيًا. استغل الفرصة للتعرف على الأحاديث الجسدية للأشخاص، عندما يكونون على وشك التحدث وإذا كان فريقك منخرطًا. لا تقم بإيقاف تشغيل الكاميرا.
استثمر في فريقك: على عكس الشركات الأخرى، نحن لا ندفع مقابل المكاتب باهظة الثمن، على الرغم من أنه يمكننا مقابلة عملائنا في أي وقت في مواقع المكاتب المتميزة. يمكننا استثمار هذه المدخرات في موظفينا. يعد هذا منطقًا تجاريًا جيدًا، ويساعد على تحسين رضا الموظفين، وهو أيضًا الشيء الصحيح الذي يجب القيام به للموظفين المجتهدين. نقوم بذلك من خلال زيادة الرواتب والتعويضات وPTO الإضافية لفريقنا.
يتعلق الأمر بالناس: بغض النظر عما إذا كنت افتراضيًا أو شخصيًا، فإن الأشخاص هم مفتاح نجاحك. تأكد من أن جميع القادة والمديرين يستثمرون الوقت والطاقة في نجاح كل موظف. عندما تكون افتراضيًا، من المهم جدًا ألا يقع هذا في الشقوق.
في النهاية، على الرغم من وجود خرافات مثل “العمل من المنزل يؤدي إلى إنتاجية أقل”، فقد أثبتنا أن العمل الافتراضي يتيح لك أكثر إنتاجية. بدلاً من قضاء الوقت في التنقل، فإننا نركز طاقاتنا على تحقيق النتائج لعملائنا. نحن لسنا عالقين في مترو الأنفاق أو في حركة المرور في ساعة الذروة. العمل من المنزل يفتح جداولنا الزمنية، مما يتيح لنا استيعاب جداول العملاء. عندما يكون عملاؤنا سعداء، نحن سعداء.
تعليق
