نصائح لتحويل حدث إعلامي فاشل إلى فوز في العلاقات العامة

يمكن أن يكون الحدث الإعلامي أفضل صديق لمحترف العلاقات العامة. في السيناريو المثالي، تتجمع وسائل الإعلام الكبرى في مكان واحد، ويكون المتحدث جاهزًا لنقاط الحديث الخاصة به وتكون شبكة الدعم في متناول اليد أو بين الجمهور.

ولكن هذا لا يحدث دائما. ليس هناك ما يضمن ظهور وسائل الإعلام، وحتى إذا حدث ذلك، فقد لا تكون التغطية الناتجة هي ما يبحثون عنه.

يمكن لمحترفي الاتصالات الأذكياء استخدام هذه الأحداث للوصول إلى جماهيرهم، ومع ذلك، فإن التطورات في الصناعة، مثل تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو الأفضل واعتماد غرفة أخبار العلامة التجارية، جعلت مشاركة الرسائل المهمة أسهل من أي وقت مضى، وفقًا لجاكلين روثنبرج، مدير الشؤون العامة ل الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ (FEMA)..

“إذا سقطت شجرة في الغابة ولم يكن هناك أحد ليسمعها، فهل لها صوت؟ قالت: “ليس من الضروري هذه الأيام”.

روتنبرغ و العلاقات العامة التالية تحدثت VP Shannon Tucker إلى PR Day by day حول أفضل ممارسات العلاقات العامة لتخطيط الأحداث الإعلامية، بما في ذلك الطوارئ.

هل نحن بحاجة لاستضافة حدث؟

مع التقدم السريع للتكنولوجيا الرقمية، يرى تاكر أن هذا هو وقت التقييم لمحترفي العلاقات العامة. إنها تعتقد أن السؤال الأول الذي يتعين على شركات العلاقات العامة طرحه هو ما إذا كان هناك حاجة إلى إقامة حدث ما أم لا.

قال تاكر: “في بعض الأحيان يكون الجواب نعم”. “في أغلب الأحيان، الجواب هو لا.”

لقد كانت المؤتمرات الصحفية والفعاليات الإعلامية الشخصية هي القاعدة منذ فترة طويلة، لكن المشهد الإعلامي آخذ في التغير. مع وجود عدد أقل من المراسلين والوقت المحدود، من الضروري جعل الأحداث جديرة بالاهتمام. يؤيد تاكر عقد هذه الأحداث فقط عندما يبرر المحتوى استهلاك وقت المقدمين والضيوف وأعضاء وسائل الإعلام. وهذا يعني ضمان جودة الصور، واختيار المتحدثين المناسبين، والحصول على معلومات مفيدة لمشاركتها – وهي معلومات تستحق النشر حقًا.

باختصار، إذا كان بإمكانك الحصول على تغطية دون مؤتمر صحفي، فقد لا تحتاج إلى مؤتمر صحفي. في تلك المواقف، حاول إقناع العميل بأن فرصة التقاط الصور أو الحملة الاجتماعية قد تكون جديرة بالاهتمام أيضًا.

دائما البث المباشر

إذا اختار العميل اتباع المسار الشخصي، قال روتنبرغ إن التكتيك الذكي هو استضافته افتراضيًا أيضًا. أثناء الوباء، اعتمدت هي والعديد من المتخصصين في العلاقات العامة بشكل كبير على هذا النهج. في ذلك الوقت، كان روتنبرغ يعمل في قاعة مدينة نيويورك تحت قيادة العمدة بيل دي بلاسيو.

في دورها الحالي، تعمل روتنبرغ غالبًا مع أعضاء وسائل الإعلام الذين لا يستطيعون حضور مؤتمر صحفي لأنهم منتشرين في جميع أنحاء المنطقة المتضررة. وكان هذا هو الحال في وقت سابق من هذا العام مع إعصاري هيلين وميلتون.

وقال روتنبرغ: “في كثير من الأحيان، لم يكن لدينا ما يكفي من الوقت لنطلب من الناس الحضور إلى مؤتمر صحفي”. “إن القدرة على تقديم مؤتمر صحفي افتراضي أحدث فرقًا كبيرًا.”

لإنجاز هذا العمل، قاموا بإعداد جهاز iPad وحزمة بث مباشر وميكروفون في الميدان وقاموا ببث التحديث مباشرة من قيادة الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ (FEMA). وقد سمح ذلك للصحفيين من جميع أنحاء البلاد بسماع نفس الأخبار مثل أولئك الذين ينقلون التقارير شخصيًا من المناطق المتضررة من الإعصار.

جلب تجربة حية

يعد تسجيل هذا المحتوى أمرًا بالغ الأهمية، وفقًا لتاكر. ونصحت القائمين على الاتصالات بالتعامل مع المؤتمرات الصحفية وقصاصات الأشرطة كما لو كانوا هم الذين يقومون بتغطيتها. وهذا يعني تجميع جميع تفاصيل الحدث الأساسية في بيان صحفي، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو وأي مواد أخرى قد يتلقونها شخصيًا. ثم أرسلها إلى الصحفيين الذين لم يتمكنوا من الحضور.

في أعقاب الوباء، نظم فريق تاكر إطلاق منتج رئيسي لعلامة تجارية بارزة. ومع دعوة المشاهير وأصحاب النفوذ، توقعوا حضوراً إعلامياً كبيراً.

وقال تاكر: “اعتقدنا أن المشاهير سيكونون عامل جذب كبير بما فيه الكفاية، لكن الناس ما زالوا قلقين بشأن المخاوف الصحية”. حضر عدد قليل من المراسلين شخصيًا.

لقد قدموا اقتباسات للصحفيين الذين لم يتمكنوا من الحضور، ومع ذلك حصلوا على التغطية التي أرادها العميل.

وقال تاكر: “لقد أصبح المراسلون أكثر انشغالاً من أي وقت مضى، لذا يتعين على القائمين على الاتصالات أن يقدموا لهم شيئاً لن يحصلوا عليه بطريقة أخرى من مقابلة عبر الهاتف”.

إطعام الوحش الرقمي

إذا لم يأت المراسلون إليك، فقم بنقل المحتوى مباشرة إلى جمهورهم. قال روتنبرغ: لا تقم فقط بإرسال الصور ومقاطع الفيديو والمواد الرقمية الأخرى في رسالة بريد إلكتروني واترك الأمر عند هذا الحد. حتى لو حضر الأشخاص الحدث، تأكد من نشر هذا المحتوى على المنصات الرقمية مثل TikTok وInstagram والموقع الإلكتروني للشركة.

في الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ (FEMA)، عندما لا يتمكنون من الوصول إلى مراسل معين أو مجموعة من المراسلين، يختارون تسجيل رسالة مباشرة إلى الكاميرا حيث يلخص المسؤول التنفيذي الوضع على الأرض. وقال روثنبرج إنهم يقومون بقص الفيديو وتحريره قبل نشره على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بالوكالة وأحيانًا موقعها الإلكتروني.

وأضافت: “على مدى دورات الكوارث القليلة الماضية، استخدمنا هذه الآلية للوصول إلى ما هو أبعد من البيانات الصحفية والمؤتمرات الصحفية، وإيصال رسالتنا إلى الناس عبر الوسيلة التي يستهلكون بها أخبارهم”.

وبطبيعة الحال، لا تتعلق جميع الأحداث الإعلامية بالأخبار التي تؤثر على الحياة مثل الإغاثة في حالات الكوارث. على وما تسميه الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ “أيام السماء الزرقاء” أو الأيام التي يكون فيها الطقس لطيفًا، لا يزال لدى فريق روتنبرج معلومات لمشاركتها حول الحملات أو الوعي العام. في تلك المواقف، غالبًا ما تستخدم الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ (FEMA) الأشخاص المؤثرين للمساعدة في مشاركة الرسالة.

وقال روثنبرج: “هناك أيضًا هذا المستوى من الثقة للتمكن من العثور على الشخص المناسب وتجهيزه بطريقته الفريدة”.

في الحدث الإعلامي القادم، فكر في تصوير ردود أفعال الأشخاص المؤثرين أو ممثلي الشركة أو الجهات الراعية، ونشرها على القناة الاجتماعية الصحيحة.

“هذا ما زودتنا به التكنولوجيا – فرص جديدة للتفكير خارج الصندوق؛ قال روثنبرج: “لا تفكر فقط في الحصول على A1 من صحيفة نيويورك تايمز كدليل على النجاح”. “هناك طرق أخرى للحصول على نفس عائد الاستثمار والتأثير عند استخدام التكنولوجيا الرقمية كآلية للوصول إلى الأشخاص.”

كيسي ويلدون هو مراسل لصحيفة بي آر ديلي. اتبعه ينكدين.

تعليق