Lexie Gunther هو نائب الرئيس في Technique Communications.
عندما تنتقل الأخبار بسرعة وسائل التواصل الاجتماعي ، أزمة إجابة، بحكم التعريف ، قد فات الأوان تقريبًا. بدون كرة بلورية للتنبؤ بموعد أن تسير الأمور ، هناك بعض الإجراءات التي يمكن للاتصالات اتخاذها لمنعها ، ولكن على الأقل يتقدمون على المواقف المؤسفة.
كشخص يعمل مع الكثير من ماركات الأمن السيبراني ، يكاد يكون من المستحيل تجاهل أوجه التشابه في الاتصالات. مثلما تهدف شركات الأمن السيبراني إلى منع التهديدات الرقمية والكشف عنها والاستجابة لها ، يمكن أن يتخذ محترفو العلاقات العامة خطوات لمنع التهديدات السمعة والاكتشاف والاستجابة لها. التمييز المهم هو معرفة كيفية “التحول اليسار” ، أو التقدم في القضايا قبل أن تتحقق.
باختصار ، إذا كنت تعرف كيفية تحديد الإشارات التي قد تشير إلى المتاعب المستقبلة ، فيمكنك التصرف قبل أن تصل إليك المتاعب. إليكم كيف:
الرؤية أمر حيوي
عندما تحدث أزمة ، غالبًا ما يكون هناك سؤال أقل من الزواج ، ولكنه دائم: كيف حدث هذا؟ من الخارج ، من السهل أن نلقي القذف في فريق في منتصف التعامل مع أعقاب ذلك ، ولكن نادراً ما يكون هناك إجابة بسيطة.
إنه أمر مثير للدهشة باستمرار – ومثيرة للقلق – كيف يمكن أن تكون الاتصالات المروعة من مجالات مختلفة من العمل وبينها. والافتقار إلى الوعي يمكن أن يضعك على أعقابك في أزمة. حتى إذا لم يكن فريق الاتصالات في الشركة غير متورط بشكل مباشر في مبادرة معينة ، فيجب أن يكون لديهم دائمًا رؤية في أي نشاط قد يؤثر على أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. لحسن الحظ ، ترى المؤسسات القيمة في الحصول على اتصالات متأصلة في استراتيجية العمل ، مثل مواقع CCO في ارتفاع وأكثر من ذلك التقارير مباشرة إلى الرئيس التنفيذي.
سواء كنت تعمل داخليًا في شركة أو كشريك للوكالة ، فمن الأهمية بمكان معرفة كيف تتفاعل الشركة مع جماهيرها ، من الموظفين والعملاء إلى أقرانها في الصناعة ، وكذلك وسائل الإعلام. إذا لم تتطور مؤسستك لجلب الاتصالات إلى النسب التنفيذية وكنت غير متأكد من الرؤية (أو القليل) التي لديك ، ابدأ بلقاء رؤساء الأقسام لإنشاء مزيد من التماسك بين الفرق.
قبل القيام بذلك ، تأكد من الاستعداد للحصول على أقصى استفادة من اجتماعك-وقم بإعداد نفسك للنجاح على المدى الطويل. خطط لمناقشة مبادراتهم الاستراتيجية أو الحملات والأولويات والأهداف القادمة ، بالإضافة إلى مراجعة لقنوات الاتصال الخاصة بهم مثل رسائل البريد الإلكتروني للطلب أو البرامج النصية للمبيعات. سيعطيك هذا نظرة ثاقبة على إذا ، وكيف يتواصلون مع أصحاب المصلحة ، ويسمح لك بتحديد أي مناطق احتكاك محتملة. بالإضافة إلى ذلك: قد تحصل على أفكار جديدة من ما تفعله الفرق الأخرى بنجاح.
أخيرًا ، تأكد من أن لديك رؤية خارجية. قم بإعداد أو تحديث أنشطة وسائل الإعلام والوسائط الاجتماعية الخاصة بك مع تحليل المعنويات لمعرفة محادثات في الوقت الفعلي حول علامتك التجارية والمديرين التنفيذيين والمنتجات أو الخدمات. يجب تحديث مصطلحات البحث هذه كل ثلاثة أشهر على الأقل للتأكد من أن لديك المعلومات الأكثر دقة. تغييرات الموظفين ، تتوسع أجنحة المنتجات ، وتتحول ملفات التعريف الجغرافية – لا تنسَ تحديث الأخبار والتنبيهات الاجتماعية عند حدوث هذه الأشياء.
الوعي الظرفي وتقييم المناظر الطبيعية
بمجرد دمج فريق الاتصالات في جميع المجالات اللازمة للشركة ، يمكنهم البدء بعد ذلك في مسح محيطهم بشكل صحيح لالتقاط صورة أكثر اكتمالا لمظهر المخاطر للشركة. من خلال معرفة جميع قنوات الاتصال وأصحاب المصلحة الرئيسيين ، يمكنك المخزون-وإعطاء الأولوية بناءً على الشدة والاحتمالية-جميع الأزمات المحتملة التي يمكن أن تحدث ، من تأخير المنتجات أو التغييرات في فوائد الموظفين إلى الكوارث التي من صنع الإنسان والطبيعية.
لكن هذه مجرد طريقة أحادية البعد لفهم مخاطرك. لتحليل ظرفي أكثر اكتمالا ، رصد اتجاهات الصناعة والأخبار عن منافسيك. تمامًا كما تراقب سمعتك الرقمية الخاصة ، يمكنك جمع الكثير من المعلومات حول التهديدات المحتملة لعلامتك التجارية من الآخرين في الصناعة (وخاصة منافسيك) – وكيفية استجابةها.
خذ الحديثة انقطاع تكنولوجيا المعلومات العالمي. حتى لو كان سيناريو مماثل غير مرجح للغاية في عملك ، فيمكنك التعلم من هذا الحدث المرئي للغاية. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في برنامج أو شركة لتكنولوجيا المعلومات ، فاعرف متى يتم جدولة اختبارات المنتج أو التحديثات ، حتى تتمكن من التخطيط للتحديات المحتملة ، أو في أسوأ الحالات. وراء ذلك والبرامج ، يمكن للشركات في جميع أنحاء الصناعات أن تأخذ درسًا من كيفية الإدارة عندما تنطلق الأنظمة في وضع عدم الاتصال.
كما هو الحال دائما ، العلاقات مهمة
في العلاقات العامة ، نحن نفكر دائمًا في علاقاتنا. إنها بنفس أهمية إدارة الأزمات. لتحقيق المزيد من الرؤية ، يجب عليك بناء علاقة مع زملائك وضمان عدم وجود تعاونك على حساب إنتاجيتهم أو نجاحهم. قم بتوليف نفسك وبرنامج الاتصالات مع مجالات أخرى من العمل. إذا تم ذلك بشكل صحيح ، فسيكونون أكثر استعدادًا لتبادل المعلومات وجلبك بشكل استباقي إلى المحادثات والخطط.
مثال واحد ملحوظ هو استئجار احتيالي ظاهرة حيث يحاول الجهات الفاعلة الشائنة التي متنكرين في الوقت الذي يحاول فيه موظفو العقد الوصول إلى البيانات الحساسة أو الملكية. ما قد يبدو أولاً وكأنه مشكلة في الموارد البشرية هو في الواقع أكثر تعقيدًا ، ويمكن أن يتصاعد بسرعة إلى مشكلة في إدارة الأزمات لعلامتك التجارية. ولكن مع عمل الاتصالات والموارد البشرية عن كثب ، ليس لديك فقط خط البصر في التوظيف والتوظيف ، مثل العمل جنبًا إلى جنب على التوصيف الوظيفي ونشرات LinkedIn ، ولكن لديك فرصة أفضل للتقدم في سيناريو المستأجر.
جانبا الأزمات ، يمكن أن تفيد وجود علاقات صحية مع زملائك أهداف الاتصالات الشاملة. يمكن أن يساعد فهم مخاوفهم وأولوياتهم وأهدافهم ونجاحاتهم في إبلاغ أسلوب التواصل والتنسيق لنهج أكثر فاعلية.
في النهاية ، كل حالة أزمة فريدة من نوعها. إن وجود المزيد من الوضوح في العمل بأكمله هو هدف متحرك ومثل الأمن السيبراني ، فغالبًا ما يكون سيناريو “متى” ليس “إذا” من حيث الأزمات – سواء كان شديدًا أو عابرة.
حتى لو اتبعت هذه النصائح ، فلن يضمن أن هناك شيئًا ما لن يحدث خطأ. إذا كان بإمكاني القيام بذلك ، فسأقدم نصيحة مختلفة للغاية (انظر سابقًا: Crystal Ball). ومع ذلك ، سوف يقومون بإعدادك للنجاح في منع أزمة من الانتشار ، أو على الأقل يمنحك نهجًا أكثر استنارة في تخفيفها عند ظهورها.
تعليق
