لقد تعمقت في هياكل تنظيم العمل – وإليك ما تعلمته

ها هي الحقيقة السريعة. قبل أن أكتب هذا المقال، تعثرت قوانين اكين، والتي تلخص بشكل مناسب هياكل تقسيم العمل. يقول “القانون” الممتع: يطلق عليه هيكل تقسيم العمل لأن العمل المتبقي سينمو حتى تحصل على تفصيل، إلا إذا قمت بفرض بعض الهيكل عليه. هذا القانون واضح وصحيح!

وبغض النظر عن النكات، أثناء دراستي للحصول على درجة إدارة المشاريع، وجدت ملاحظة مفيدة في دليل PMBOK. ال مرشد، وهو مصدر يلجأ إليه مديرو المشاريع، يحذر من أنه “لا ينبغي أن يكون أي مشروع بدون هيكل تنظيم العمل”.

بدون هيكل تقسيم العمل (WBS)، فإن مشاريعك لديها فرصة كبيرة لتجاوز المواعيد النهائية والميزانيات، وعدم تلبية توقعات أصحاب المصلحة. لا تريد أيًا من هؤلاء.

لذا، في هذا الدليل، سأعتمد على خبرتي كمحترف في إدارة المشاريع لمشاركة ما تعلمته حول هياكل تقسيم العمل. ستحصل أيضًا على رؤى من خبراء الصناعة الذين سيساعدونك في التعرف على WBS.

جدول المحتويات

وفق جيفري بينتو، مؤلف وأستاذ، WBS هي آلية تخطيط لمعرفة العلاقة المتبادلة بين الأنشطة المختلفة في المشروع. في أبسط أشكاله، يبدو WBS كما تراه في نموذج أقل:

مصدر

بناءً على ما تعلمته من بينتو، فإن كل WBS يحتوي على أربعة مستويات على الأقل إدارة المشروع.

ومع ذلك، إذا كان مشروعك معقدًا، فسيكون لديك المزيد من التسليمات الفرعية، وستستمر حزمة عملك في الزيادة.

فيما يلي المستويات الأربعة لهيكل تنظيم العمل لمشروع بسيط.

للتوضيح، سأشرح هذه المستويات مع WBS لمؤتمر تسويقي.

المستوى الأعلى/المستوى 1

يغطي المستوى الأعلى من WBS نطاق المشروع بأكمله. إنها أيضًا النتيجة النهائية التي تحدد ما أريد تحقيقه. بالنسبة لهذا المشروع، المستوى الأعلى هو “خطة مؤتمر التسويق”.

المستوى 2

يحدد المستوى الثاني من WBS مكونات المشروع الرئيسية. كما أنه يقلل من نطاق المشروع إلى وحدات تعمل كمخرجات.

تتضمن التسليمات ميزات للمنتجات أو مراحل للمهام. مشروعي عبارة عن سلسلة من ثماني مهام. ستلاحظ أنني قمت بترقيم كل مخرجات في هذا المستوى (وفي المستويات الأدنى).

هذا عنصر متعمد، وهو غائب عن بعض WBS التي رأيتها.

نصيحة احترافية: يساعد ترقيم هيكل تقسيم العمل في الوضوح والتنظيم والتتبع. من خلال الترقيم، لدي طريقة منطقية ومرئية لمعرفة العلاقة بين التسليمات والتسليمات الفرعية وحزم العمل. وهذا يجعل من السهل العثور على عنصر العمل، خاصة بالنسبة للمشروع الكبير.

المستوى 3

المستوى الثالث من WBS هو التسليم الفرعي. يعد كل تسليم فرعي أحد مكونات التسليم الرئيسي الذي ستقدمه لأصحاب المصلحة لديك.

عند اعتبار أحد العناصر بمثابة تسليمات فرعية، فإن الاعتبار هو سهولة إدارته. على سبيل المثال، فإن التسليم الفرعي، البحث عن الأماكن المحتملة (2.1)، يناسب مشروع القانون هذا.

لماذا؟ يمكن التحكم فيه. يمكنني تخصيص بعض الساعات لها. التكلفة ضئيلة.

إذا كنت تقوم بإنشاء WBS الخاص بك، فاستخدم بالتأكيد ملف نموذج للبدء.

أنشطة

المستوى الأخير من WBS هو الأنشطة. فكر في أنشطة مثل الذرات. إنها أصغر العناصر ضمن التسليم الفرعي أو التسليم.

على سبيل المثال، لتقديم التخطيط والاستراتيجية للحدث، سأحتاج إلى تنفيذ الأنشطة التالية:

• 1.1 تحديد الأهداف والغايات

• 1.1.1 عقد اجتماع تمهيدي مع أصحاب المصلحة
• 1.1.2 قم بإعداد قائمة بالأهداف القابلة للقياس
• 1.1.3 وضع اللمسات الأخيرة على الأهداف في ميثاق المشروع

• 1.2 تحديد الجمهور المستهدف

• 1.2.1 إجراء أبحاث السوق
• 1.2.2 إنشاء شخصيات الجمهور
• 1.2.3 التحقق من صحة الشخصيات مع أصحاب المصلحة

• 1.3 تطوير موضوع الحدث والعلامة التجارية

• 1.3.1 أفكار لموضوع العصف الذهني
• 1.3.2 تصميم الشعار ومواد العلامة التجارية
• 1.3.3 الموافقة على الموضوع والعلامة التجارية مع أصحاب المصلحة

• 1.4 تحديد الميزانية وتخصيص الموارد

• 1.4.1 تحديد فئات النفقات الرئيسية
• 1.4.2 إنشاء خطة الميزانية الأولية
• 1.4.3 الحصول على موافقة الميزانية من أصحاب المصلحة

• 1.5 إنشاء الجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية

• 1.5.1 صياغة جدول زمني مفصل للمشروع
• 1.5.2 تحديد المعالم الرئيسية
• 1.5.3 مشاركة الجدول الزمني مع الفريق

في حين أن هذا ينفي قيمة WBS، خبير واحد يجادل بأن فرق Agile لا ينبغي أن تستخدم عذر Agile لعدم التخطيط والمخاطرة بزحف النطاق.

“على الرغم من أنني أدرك أن WBS على طراز الشلال الكامل سيكون ضروريًا في مشروع البناء، إلا أنهم (فرق Agile) لا يمكنهم إكمال أي تقديرات للمشاريع ذات التبعيات بين الفرق، وتواريخ التسليم في الربع المالي المتعدد، وأي شيء أكثر من خمسة أعضاء في الفريق.”

“كحد أدنى، يجب توثيق جميع متطلبات المنتج النهائي، وينبغي توصيل خارطة طريق لجميع التسليمات الرئيسية، ويجب أن يقوموا بما يعادل هيكل هيكل العمل خلال الأسبوعين المقبلين من العمل ومن الناحية المثالية حتى نهاية الأسبوع التالي ويضيفون: “علامة فارقة، ومخطط تقريبي لكيفية تجميع كل شيء آخر معًا”.

يساعد WBS في تقدير ميزانية المشروع.

إن هيكل تقسيم العمل ليس مجرد أداة تخطيط – فهو يساعد في إعداد الميزانية. من خلال تقسيم مشروعي إلى أنشطة تفصيلية، يسهل هيكل تنظيم العمل تعيين الميزانيات.

لا تزال تجاوزات الميزانية مشكلة منتشرة في إدارة المشاريع. في أ مسح بي سي جي من بين 403 مشاركًا، قال 49% أن أكثر من 30% من مشاريع التطوير التكنولوجي الخاصة بمؤسساتهم تجاوزت ميزانياتهم. تستخدم المشاريع التقنية Agile بسبب المرونة والتقدم التكراري الذي توفره.

على الرغم من أنني أفهم أن الميزانية المحددة مسبقًا تتعارض مع عقلية Agile، فإن دمج WBS في التخطيط السريع يساعد. يتيح تعيين الميزانيات على مستوى العدو السريع للفرق أن تظل قابلة للتكيف مع الحفاظ على الانضباط المالي.

يلتقط WBS كافة حزم العمل.

لقد وجدت أن إنشاء WBS يجبرني على التفكير بشكل نقدي في كل جانب من جوانب المشروع. بدءًا من المعالم الرئيسية وحتى التسليمات التفصيلية، تتم مراعاة كل حزمة عمل. وهذا لا يساعد فقط في تصور نطاق المشروع ولكنه يضمن أيضًا عدم إغفال أي شيء.

ولكن قبل وضع كل حزمة، فإن التحدث إلى أصحاب المصلحة أمر حيوي. إن عدم القيام بذلك هو أحد الأسباب وراء الفشل الأخير والهائل للسكك الحديدية عالية السرعة 2 في المملكة المتحدة.

وفق تيفان بيتينغر، خبير اقتصادي، “(السكك الحديدية عالية السرعة 2) تخاطر بأن تصبح فيلًا أبيض بقيمة 50 مليار جنيه إسترليني ونصبًا تذكاريًا لسوء التخطيط.”

لم يقترح بيتينجر أن فريق HS2 لم يكن لديه هيكل عمل شامل – ومع ذلك، فهو يقدم ادعاء يمكن التحقق منه بشأن التغييرات المستمرة في نطاق المشروع.

وكما أوضحنا، عندما يحدث هذا، يخرج المشروع عن مساره على جميع الجبهات تقريبًا ويتعين على الفريق العودة إلى لوحة الرسم.