بفضل الإنترنت ، لم يكن من الأسهل أبدًا إرسال رسالة ، أو البحث عن إحصاء ، أو تحديد موعد اجتماع افتراضي مع الزملاء الذين يعيشون في مناطق زمنية مختلفة.
في حين أن القدرة على إنشاء المعلومات والوصول إليها بأقل جهد يمكن أن تجعل العمال أكثر إنتاجية ، فقد يكون لها أيضًا تأثير معاكس. يمكن أن تؤدي وابل من رسائل البريد الإلكتروني وتنبيهات الأخبار و PDFs المشتركة على Slack إلى تحميل المعلومات ، مما يؤدي إلى قوة عاملة غارقة وأداء ضعيف.
بمعنى آخر ، في بعض الأحيان يمكن أن يكون الكثير من الأشياء الجيدة سيئًا للعمل. استمر في القراءة للحصول على نصائح حول تقليل الحمل الزائد للمعلومات داخل مؤسستك.
ما هو الحمل الزائد للمعلومات في الاتصالات؟
لنبدأ بتعريف. يعد الحمل الزائد للمعلومات شعورًا محبطًا يحدث عندما يكون لدى شخص ما الكثير من البيانات في أطراف أصابعه حتى يعالج العقل. إن الحجم الهائل من الحقائق والأرقام والآراء والوجهات حول موضوع ما يجعل من الصعب التوصل إلى نتيجة مرضية أو اتخاذ قرار بشأن خطة للمضي قدمًا.
على الرغم من أنها غير متطابقة ، إلا أنها تتعلق بفكرة الشلل من خلال التحليل – باستثناء المشكلة الجذرية ليست مسألة تفكير في الاعتبار بقدر ما يكون لديها الكثير من المواد التي يجب التفكير فيها.
بالإضافة إلى ذلك ، يحدث الحمل الزائد في الاتصالات عندما يتلقى الموظفون الكثير من الرسائل. سواء كان ذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو الفرق أو SharePoint أو قناة أخرى ، فإن الموظفين سيقومون ببساطة بضبط ما إذا كان الكثير من المعلومات تأتي في طريقهم ، خاصة إذا لم يتم تطبيق معلوماتها المتكررة على قنوات متعددة أو لا تنطبق عليها المعلومات على وجه التحديد.
على مستوى آخر ، يتضمن التحميل الزائد للمعلومات في مكان العمل الحديث مسألة الانقطاع. في الواقع ، أيذاكر من بين 20 فريقًا عبر ثلاث شركات Fortune 500 وجدت أن تكلفة التبديل بين التطبيقات تزيد قليلاً عن ثانيتين ، وتبديل المستخدم المتوسط بين التطبيقات حوالي 1200 مرة في اليوم. أضفها ، ويقضون الموظفون ما يقرب من أربع ساعات في الأسبوع في إعادة توجيه أنفسهم ، مع ضياع تسعة في المائة من وقت عملهم السنوي في تبديل السياق.
سواء كانت رسالة نصية تعيق كتابة بريد إلكتروني ، أو رسالة بريد إلكتروني في طريق الانتباه إلى عرض تقديمي ، فإن الانحرافات موجودة في كل مكان. يقوم الموظفون باستمرار بتحويل تركيزهم من مهمة إلى أخرى ، ويضطرون إلى تقييم ما هو مهم مقابل ما هو مهم.
لماذا الحمل الزائد للمعلومات يمثل مشكلة
الشركة التي تفشل في إدارة الحمل الزائد للمعلومات ستواجه مشكلة في النهاية.
بعض الموظفين ، الذين يعانون من التعب من القرار والإرهاق من التبديل بين قنوات اتصال متعددة اعتمادًا على المهمة ، سيحترقون ويتم الإقلاع عنهما.
أولئك الذين يبقون في دورهم لن يكونوا منتجين كما يمكن أن يكونوا إذا تم إبقاء الانقطاعات إلى الحد الأدنى.
في كلتا الحالتين ، كلتا الحالتين – سواء كانت معدل دوران مرتفع أو إخراج منخفض – سيئان بالنسبة للنتيجة النهائية للشركة.
المفارقة ، بطبيعة الحال ، هي أن نفس الأدوات التي تهدف إلى تبسيط التواصل وتحفيز الإبداع قد تضعف في الواقع التعاون ، واتخاذ القرارات والابتكار حيث يكافح الموظفون لتصفية المعلومات غير ذات الصلة وتحديد أولويات مهامهم بفعالية.
كيفية التعامل مع الحمل الزائد للمعلومات
كل ما قيل ، فإن الاتصالات الداخلية لديها بعض الطرق للرد على الحمل الزائد للمعلومات. بعض الأمثلة أدناه.
- تقليل عدد قنوات الاتصال: في العصر الرقمي ، يمكن لأي شخص تقريبًا إنشاء خط اتصال آخر بنقرات قليلة. يمكن أن يتراوح هذا من بدء سلسلة بريد إلكتروني جديدة إلى إعداد مجموعة جديدة من زملاء العمل عبر الوظائف داخل منصة إدارة المشروع. بالنظر إلى السياق ، يمكن أن يكون أقل. تدقيق قنوات الاتصال الخاصة بك والحد من طرق الاتصال ، وترك الموظفين مع الخيارات الأكثر كفاءة فقط.
- تعليم الموظفين كيفية التواصل بفعالية: قد يكون بعض الزملاء أفضل في الوصول إلى هذه النقطة من الآخرين. قد يكون لدى البعض موهبة لمعرفة متى يمكن لمكالمة هاتفية مع شخص واحد استبدال اجتماع مدته 30 دقيقة بعشرات. بالنسبة للجميع ، يمكن أن يقوم بعض التدريبات بعمل عجائب في إصلاح العادات السيئة التي تساهم في زيادة التحميل في جميع المعلومات في جميع أنحاء الشركة.
- تشجيع زملاء العمل على فصل: إن توقع الموظفين للحفاظ على عقلية دائمًا مضمونة لتحقيق مزيد من التوتر. إن فكرة أن الجميع يجب أن يكونوا متاحين في كل دقيقة طوال اليوم للرد على رسالة لن تزيد من القلق إلا. دع الزملاء يعرفون أنه من الجيد تمامًا تقليل الإخطارات وإيقاف التنبيهات غير الضرورية عند التركيز على إكمال المهمة. تعيين الحدود.
- جماهير القطاع لإرسال الاتصالات المستهدفة: بدلاً من إرسال بريد إلكتروني إلى كل شخص داخل المؤسسة بالأخبار والإعلانات التي قد تهم فقط إدارات أو أفراد ، قم بتقسيم قوائمك. لا أحد يحتاج إلى تلقي كل تحديث. تظهر البياناتهذه الاتصالات المرسلة إلى جماهير 5000 أو أقل تتلقى أعلى مبلغ من مشاركة الموظفين. مكافأة إضافية لهذا النهج: كلما زادت دقة مجموعة الموظفين ، زاد احتمال التواصل مع المحتوى.
- دع الموظفين يضعون تفضيلات الاتصال الخاصة بهم: على الرغم من أنه من غير الواقعي توفير تجربة اتصال فريدة تمامًا للجميع في الشركة ، إلا أن بعض التعديلات يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً في تقليل التحميل الزائد للمعلومات. اسأل الموظفين عن القنوات التي تعمل بشكل أفضل لدورهم. دعهم يتابعون أو يشتركون في مؤلفين ومنشورات محددة. توفير وسيلة لتجميع أخبار الشركة في هضم أسبوعي ، إذا كان ذلك يجعل حياتهم أسهل.
- اختر إيقاعًا والتزامه: يشعر الناس أقل بالحرارة عندما يحيطون بهيكل. أنها تميل إلى الانجذاب نحو النظام للهروب من الفوضى. إذا قامت مؤسستك بنشر المعلومات من خلال رسالة إخبارية أو بودكاست ، فقم بإنشاء جدول نشر والتمسك بها. وبالمثل ، إذا أجريت مسحًا سنويًا للموظفين ، فتأكد من أن التشغيل متشابه من عام إلى آخر. إذا قمت بتقديم معلومات جديدة بتنسيق موثوق ومألوف ، فمن غير المرجح أن يعتبر الموظفون عبئًا على الاستهلاك.
مستقبل بدون تحميل معلومات
على الرغم من أن الحمل الزائد للمعلومات يمكن أن يشعر بأنه نتيجة لا مفر منها لممارسة الأعمال التجارية في عام 2025 ، إلا أنه لا يجب أن يكون.
يمكن أن تساعد الاستراتيجيات المثبتة في تقليل الضوضاء التي ترافق جميع أشكال الاتصال الرقمية مع تجهيز الموظفين لاتخاذ قرارات مستنيرة دون الشعور بالحاجة إلى معرفة كل ما يمكن معرفته.
تعليق
