النظر في منصة بث بريد إلكتروني داخلي جديد؟ نظرًا لأنه قرار مهم ذي آثار طويلة الأجل ، فإن تقييم احتياجاتك التنظيمية وتجنب المخاطر الشائعة أمر مهم. إليك عملية خطوة بخطوة لمساعدتك في تحديد الحل الصحيح.
1. توثيق احتياجات مؤسستك.
- تبديل المنصات أو البدء من لا شيء؟ ابدأ بتلخيص أهدافك الثلاثة الأولى والمتطلبات المتعلقة غير القابلة للتفاوض ، ثم قم بتوسيعها إلى 10 إلى 20 من الأهداف التي تتناولها ولطيفًا. هل تهدف إلى الحصول على قدرات قياس؟ هل التكامل مع Microsoft أو Gmail Platform أمر بالغ الأهمية؟ هل تحتاج إلى أتمتة قائمة التوزيع؟ كم أو القليل الذي تريده فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك؟
- تحديد الإيجابيات والسلبيات ، الإعجابات والكراهية. إذا كنت تتحول من منصة موجودة ، فلماذا؟ في بعض الأحيان ، تكون الميزانية ، أو يقوم بائع بتوجيهك إلى مجموعة منصة أكثر تكلفة. قد يكون التبديل من أداة تسويق البريد الإلكتروني الخارجية إلى المزيد أداة متخصصة للبريد الإلكتروني الداخلي. أو قد يكون ذلك بسبب نقص أو مشكلة في برنامجك الحالي. من المنطقي أن نبدأ بإدراج ما يعجبك ولا يعجبك في النظام الأساسي الحالي ، وما هي الميزات التي لا يمكنك العيش بدونها ، وما تريد ولكن ليس لديك ، وما تريد تغييره أو استبداله أو تجنبه.
- البحث عن العروض التنافسية وجعل قائمة قصيرة. سترسل معظم منصات بث البريد الإلكتروني وقياس البريد الإلكتروني إلى حد ما وتوفر القوالب وأدوات التصميم ، ولكن كيف لا تفعل ذلك ليست سلعة ولا مكافئة. ضع في اعتبارك أنه حتى فتح البريد الإلكتروني الأساسي لا يتم قياسه أو حسابه عبر المنصات ، وهو أمر مهم للغاية لفهمه. يمكنك إجراء تقييم أولي من خلال مراجعة مواقع البائعين ومواد المبيعات. إن معرفة دور التسويق هو وضع البرنامج في الضوء الأكثر ملاءمة ، ستجد في كثير من الأحيان الحقيقة في تفاصيل البرنامج. تظل متشككًا عندما يستثمر البائع في التسويق أو الإعلان عن تشويه أو انتقاد بائع آخر ، لأن هذا التكتيك قد يكشف عن ضعف في برامجه أكثر من مجرد حقيقة حول البائع الآخر.
2. تقييم مخاطر وتكاليف التبديل. إن الانتقال إلى حل بث البريد الإلكتروني الداخلي الجديد له مخاطر ، بما في ذلك احتمال فقدان البيانات ، واضطراب العملية ، وزيادة التكاليف ، وما إلى ذلك ، تقييم التأثير المحتمل وتكاليف التبديل. إلى جانب رسوم الاشتراك ، فكر في تكاليف إدارة التغيير والتنفيذ والتدريب. هل يمكنك الاحتفاظ ببياناتك الحالية؟ هل هذا مهم؟ ما مقدار التغيير الذي تحتاجه للمستخدمين النهائيين ، وما مدى سرعة تدريب المستخدمين وحتى السرعة؟
3. طرح الأسئلة داخليًا. قبل إشراك البائعين المختلفين ، تأكد من أن فريقك الداخلي على نفس الصفحة فيما يتعلق بالأسئلة الرئيسية.
- “ما هي احتياجاتنا وأهدافنا الأساسية للتبديل إلى حل جديد؟” تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة حول الخطوة الأولى: فهم احتياجات مؤسستك.
- “ما هي الميزات والوظائف المهمة التي نحتاجها من حل البريد الإلكتروني الجديد؟” قم بتوحيد ما تريد استجابة لاحتياجاتك وأهدافك.
- “إذا اخترنا حل بريد إلكتروني جديد ، فما المقاييس التي ستحدد نجاحنا؟” هل تهتم مؤسستك بشكل أكبر بتحسين معدلات النقر إلى الظهور ، مما يعزز درجة صافي مروج الموظف (ENPS) ، أو مقياس آخر؟
- “ما هي خطتنا للترحيل واعتماد المستخدم؟” الحل الجديد مفيد فقط إذا تم تبنيه. كيف ستنتقل إلى الحل الجديد؟
- “من سيمتلك المنصة؟” قبل أن تستثمر ، توضيح من سيدير العمليات اليومية والاستخدام الاستراتيجي-خاصةً إذا حصلت على ميزات أو تحليلات جديدة يحتاجها شخص ما إلى زيادة إلى أقصى حد.
4. اطرح على البائعين أسئلة مفصلة وأمثلة يوميًا. بمجرد حصولك على قائمة قصيرة ، من الأفضل الحصول على عروض متعددة ومفصلة للمنتجات في العمل ، من الناحية المثالية في إطار زمني قصير للسماح لك بالتذكر والمقارنة. اطرح أسئلة مفصلة حول كيفية عمل المنتج ، وكيف يقيس النتائج بدقة وما تشبه تجربة المستخدم اليومية مقابل عرض موجز.
توقع أن يقدم البائعون عرضًا تجريبيًا مصقولًا يسلط الضوء على ميزات وفوائد واختلافات نظامهم ، لكن لا تتوقف عند هذا الحد. حتى لو كان ذلك يتطلب جدولة العرض التوضيحي الثاني ، فيمكنك اكتشاف الكثير من خلال الحصول على العرض التوضيحي للخروج. أحضر مثالًا على بريد إلكتروني واطلب منهم إنشاءه في أداتهم أثناء الطيران.
لاحظ بعض السيناريوهات الشائعة في مؤسستك وقم بتشغيلها خلال العرض التوضيحي. فيما يلي بعض الأمثلة:
- يُطلب منك إدراج عنصر قصة جديد أو إزالة آخر من بريدك الإلكتروني في اللحظة الأخيرة. كيف يمكنك أن تفعل هذا بسرعة وسهولة؟
- تحتاج إلى معالجة جمهور معين أو إزالة أجزاء من الجمهور من التوزيع. كيف يعمل هذا؟
- يجب أن ترسل رسالة من مسؤول تنفيذي أو عنوان بريد إلكتروني لا يمكنك الوصول إليه عادةً. كيف يتم ذلك؟
- يجب أن تصل الرسالة إلى جميع موظفيك العالميين في الساعة 9 صباحًا في مناطقهم الزمنية. كيف يمكنك أن تفعل هذا؟
- تريد مقارنة النتائج بمرور الوقت. كيف يمكنك إنجاز هذا؟
- تريد مشاركة المقاييس مع القيادة. ما المقاييس التي يمكنك تتبعها؟ هل هي ذات مغزى؟
5. تجنب المزالق الشائعة.
- التحدث مع مندوب مبيعات البائعين قبل عملية طلب تقديم العروض. إذا كانت شركتك لديها عملية شراء لقيلة طلب تقديم العروض ، فقد يحاول بائع ذكي تكديس سطح السفينة من خلال التأثير عليك لتضمين ميزات خاصة بحلها كشرط في RFP. يعد اختيار مفضل أمرًا جيدًا طالما أن عملية طلب تقديم العروض تمنح المشاركين تقييمًا عادلًا ، مما قد يؤدي إلى تعلم فريقك شيئًا جديدًا أو يكتسب منظوراً جديداً عن طريق توسيع وجهة نظرك.
- الانتظار حتى اللحظة الأخيرة. في بعض الأحيان ، يريد القادة نتائج في حملة محددة قادمة ، مما يعني الحصول على حل سريع ، وأحيانًا ينتظر فريقك حتى يتذكر التجديد إدراك إحباطك من الحل الحالي ، مما يعني أن الوقت قد حان لاستبداله بدلاً من العيش معه سنة أخرى. قد لا يمنحك تسرع القرار وقتًا كافيًا لتقييم خياراتك ، لذا احتفظ بعقود القرار السريعة هذه إلى أكثر من عام وعزلها إلى مجموعات محددة مقابل المؤسسة. لا يوجد أيضًا سبب لا يمكنك تشغيل نظامين جنبًا إلى جنب-أو لمجموعتين مختلفتين للاتصالات-إما على أساس مشروع تجريبي أو مع تداخل العقد المخطط له مسبقًا.
- تجاهل الاحتياجات على المدى الطويل. على الرغم من أنه من المهم مراعاة أهدافك المباشرة ونقاط الألم ، خذ وقتًا لتوقع احتياجاتك المستقبلية والتغييرات المحتملة داخل مؤسستك. كيف يمكن أن تتطور الأمور في المستقبل؟ ما هي عمليات تكامل الأنظمة الضرورية الآن ، والتي ستكون جزءًا من خريطة طريق تكنولوجيا المعلومات في مؤسستك؟
- تنظيف التغيير إدارة التغيير. يعتمد نجاحك على استخدام التواصل. سواء كان ذلك من نظام آخر أو لا شيء ، يجب على فريقك تغيير ما يفعلونه وكيف يفعلون ذلك لتبني برنامج أو منصة جديدة بشكل فعال. عادةً ما يوفر البائعون التدريب على البرامج والأدوات ، ولكن عليك أن تفكر في كيفية تناسب أحدث الأدوات مع الأدوار بشكل كلي. قد تحتاج العمليات الأخرى إلى التغيير أو إزالتها أو إضافتها إلى دعم التواصل باستخدامها بشكل أفضل.
تم اختياره بعناية حل إذاعة البريد الإلكتروني الداخلي يمكن تحسين الاتصالات الداخلية وتوفير التحليلات والإحصاءات الأساسية لرؤى الاتصالات وتحسينات الأداء. على العكس من ذلك ، يمكن أن يؤدي الاستثمار في المنصة الخاطئة إلى تقديم مشاكل جديدة. قبل اتخاذ قرار وتقييم وتوثيق احتياجاتك وتقييم التكاليف والمخاطر ، وطرح أسئلة مدروسة مفصلة عن فرق COMMS الداخلية والبائعين المحتملين ، وتجنب المخاطر الشائعة. اخرج إلى هناك واختر حلًا داخليًا للبث الإلكتروني الذي يساعد فريقك على تحقيق أهداف الاتصال الخاصة بك.
تعليق
