من المتوقع أن تجعل العملاء المتوقعين في Comms يبدو جيدًا ، ويظلون واضحين ومتسقين ، وضمان عدم تحول الرسائل الداخلية إلى مقبرة بريد إلكتروني غير مقروءة.
المديرين التنفيذيين لديهم أفكار كبيرة وآراء قوية و – لنكن صادقين – ميل إلى تصديق بياناتهم الصحفية. مهمتك هي ترجمة رؤيتهم إلى شيء ما يمكن للجمهور التعامل معه أثناء تصفية الزغب ، التناقضاتو والمصطلحات الذاتية.
تعد الإدارة جزءًا ضروريًا من حماية مصداقية رسائل شركتك ، والحفاظ على القيادة من السير إلى كوارث العلاقات العامة التي يمكن الوقاية منها ، والتأكد من عدم خروج المبادرات المهمة عن طريق الإشارات المختلطة من الأعلى ، وحماية حياتك المهنية. إليك كيفية القيام بذلك.
التعرف على exec
عندما تبدأ للتو علاقة مع مسؤول تنفيذي ، خذ لحظة لمقابلةهم حول أسلوب التواصل. يوصي Comms Comms Professional Ronald Ronald J. O’Brien ، الذي انضم إلى خمس منظمات إلى جانب قيادة جديدة خلال مسيرته ، بما في ذلك 12 عامًا كمدير أول ، العلاقات العامة للشركات في Thermo Fisher Scientific ، للبحث في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان لبناء هذا الفهم.
استخدم مطالبات مثل:
- أخبرني عن أولوياتك.
- ماذا تأمل أن تنجز خلال الـ 3 ، 6 القادمةو و 9 أشهر؟
- ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث على المدى القريب؟
وقال إيرين جاديس ، المؤسس والمدير في Bridge Media Group: “في البداية ، فإن البقاء أقرب ما يكون ممكنًا هو مفتاح التعرف على exec لم تعمل معها من قبل”. “سيسمح لك هذا بفهم ما يهتم به Exec في سياق المنظمة ، وكذلك أفضل طريقة لتضعها في فرص قيادة الفكر المحتملة.”
سيساعد هذا أيضًا عندما يحين الوقت لصياغة اقتباس أيضًا.
ستحتاج أيضًا إلى الحصول على فكرة عن ما يلي:
- هل يفهمون قيمة الرسائل الاستراتيجية ، أم أنهم يعتقدون أنهم متصلون طبيعيون؟
- هل هم شفافون ، أم أنهم يتوقعون منك تنظيف التناقضات أثناء الطيران؟
- كيف وإلى أي مدى يفضلون تلقي ملاحظات حول المراسلة؟
بمجرد فهم أولوياتهم ، يمكنك إقرانها بإطار اتصال يتكيف مع أسلوب التواصل الخاص بهم ويقدم كل من الرسالة والرسول.
كسب الثقة
ليس لدى معظم المديرين التنفيذيين أي مصلحة في التشويش المصغرة ، لكن البعض يشعر أنهم بحاجة إليه إذا لم يكن لديهم شخص يمكنهم الوثوق به لاتخاذ القرارات بدونه. كلما وثقت في غرائزك ، زاد تأجيلهم.
نصيحة أوبراين: إنشاء مخطط يمكنهم الوثوق بهم والعودة إليه. وقال “أود أن أدرج كل عنصر من هذه العناصر في” خريطة الرسائل “. عادةً ما تأخذ خريطة الرسائل أو إطار عمل “مستند من صفحة واحدة” يحدد نقاط الحديث لكل عنصر من عناصر الاستراتيجية ويمكن تكييفه مع أي موقف. ”
اشرح لماذا لم تهبط الرسالة ، وتقدم طريقًا أفضل للأمام.
يقترح Gaddis أيضًا تبسيط الاتصالات التنفيذية من خلال الرسائل المتسقة بتنسيق سهل القراءة.
قالت: “أرسل خلاصة أسبوعية أو ربع سنوية حول كيفية سير الأمور وإنحازة قسم” فوز مقابل الفرص “” ، وتأطير “الأخبار السيئة” كفرص للنمو. “إذا كان لديك إيقاع ثابت من التواصل ، فمن السهل عدم الحصول على ارتفاع كبير في أعلى المستويات أو منخفضة للغاية على أدنى مستوياتها.”
استراتيجيات بناء الثقة الأخرى:
- underpromise و overdelever. (أي أن التوقعات لفظياً أقل قليلاً مما تعرف أنه يمكنك إنجازه. ستجاوز هذه التوقعات في كل مرة.)
- تعرف على ما يجب تصعيده وماذا تتعامل مع نفسك.
- إحضار الحلول ، وليس فقط المشاكل.
- وفر لهم الوقت من خلال توقع التحديات وحلهم قبل أن يصلوا إلى مكتب السلطة التنفيذية.
وأضاف جاديس: “لقد ربحت إذا أرسل لك Exec طلبًا للتقييم قبل القفز والرد على الصحافة”.
القدرة على التنبؤ من خلال ردود الفعل
قد يرتفع المديرون التنفيذيون أو يخرجون عن النصف أو الإدلاء ببيانات جريئة في اجتماعات جميعها ثم يتعارضون معهم في المقابلات. أنت هناك للحفاظ على الرسالة متسقة – حتى عندما يتطور.
وظيفتك هي توفير هذا الخط دون خطوة على أصابع القدم. احصل على مشاركة في وقت مبكر ، وتعديلات الإطار كتحسينات ، ومنحهم عناوين الصحف ونقاط الحديث بدلاً من المسودات. وإذا كانوا مصممين على الجناح ، فالعود إلى إطار الرسالة هذا الذي يمنحهم المرونة دون فقدان الوضوح.
عند تقديم ملاحظات ، قال أوبراين ، “يؤدي قيادة البيانات. معظم القادة لديهم خلفية مالية ، وهم يريدون فهم التأثير على العمل. قد يقدم التسويق رؤى ، لكن التواصل يركز على قياس الإدراك”.
وبعبارة أخرى ، اجعلها قابلة للقياس. إحضار المقاييس التي يمكن الدفاع عنها ، أو تلك التي لديها بيانات واضحة وراءها ، وتأطير ملاحظاتك من حيث التأثير والنتائج.
لعب الصيد
حدق كل كومس برو في جملة أو قرار سيء للغاية مما جعل روحهم تترك جسدهم. عملك؟ قم بإصلاحه قبل أن يغادر الغرفة ، وافعلها بطريقة تبقي العلاقة سليمة.
“الصدق هو أفضل سياسة” ، قال جاديس. “لا يوجد مجال للتنزه حول المشكلة عندما تكون العلامة التجارية في خطر. نحن جميعًا محترفون في ممراتنا ، لذا فإن مشاركة التعليقات الصادقة تقلل من مخاطر العلامة التجارية وأيضًا بناء الثقة مع Exec.”
يوصي O’Brien بنمذجة ، أو تهجئة النتائج التي قد تنتج. وقال: “يوفر النمذجة القيادة إحساسًا باليقين شبه عند تقييم الإجراءات التي قد يكون لها عواقب وخيمة”. “في حين أن بعض قرارات العمل قد تسفر عن فوائد قصيرة الأجل ، إلا أنها قد تكون ضارة في نهاية المطاف على المدى الطويل.” على سبيل المثال ، أشار إلى نضال بعض الشركات من أجل الحصول على مفصلية من أجل المكتب الصارم والحاجة إلى وزن مكاسب الإنتاجية المحتملة والصداقة ضد الاحتفاظ بالمواهب وتكاليف الموقع.
إذا لم تنجح الافتراضات ، فالتراجع إلى الاختبار والبيانات وإعادة صياغة. “أرى ما الذي ستذهب إليه. ماذا لو صقلناها قليلاً للتأكد من أنه يهبط؟”
ثم مرة أخرى ، لا يريد بعض المديرين التنفيذيين إدارته ولا يهتمون بالتعليقات. يعتقد البعض أن غرائزهم تتجاوز استراتيجية. البعض فقط لا يستمع.
يقدم O’Brien حلاً عمليًا عندما لا يعمل التدريب المباشر: “يمكن أن توفر الدراسات الاستقصائية رؤى قيمة في النتائج المتوقعة. إذا كان إجراء مسح فعلي غير عملي ، فيمكن جمع معلومات مفيدة من خلال موجه قائم على AI لتقييم النتائج المحتملة”.
الترجمة: عندما لا يستمعون إليك ، أعطهم بيانات لا يمكنهم تجاهلها.
في نهاية المطاف ، يقول أوبراين إنه يتعين على التواصل أن يتماشى عن كثب مع القيادة لخلق شعور بالهدف المشترك من خلال قراءة الغرفة ، وفهم المخاطر وتزايد ما يهم أكثر. وقال “التواصل الفعال ليس دائمًا مرئيًا على الفور أو قابلاً للقياس”. “ولكن عندما يتلقى القادة معلومات تدعمها المقاييس التي يمكن الدفاع عنها ، يمكن أن تكون واثقة في دقة وموثوقية البيانات.”
تعليق
