غالبًا ما تحدث الوجبات السريعة على الطاولة بعد الحقيقة

جلسات الأزمات على الطاولة مهمة ، ولكن ليس فقط لما يحدث أثناء التمرين التدريبي.

“تحدث اللحظات الأكثر قيمة بعد انتهاء التمرين” ، قال دارا كوهين، المدير الاستراتيجي لجمعية الألعاب الأمريكية للعلاقات والعلاقات الإعلامية. “لا يتعلق الأمر بتنفيذ استجابة خالية من العيوب ولكن فهم مكان انهيار البنية التحتية الخاصة بك.”

سيشارك كوهين في قيادة جلسة تفاعلية على تشغيل طاولة أثناء مؤتمر راجان العلاقات العامة اليومية في واشنطن العاصمة، هذا مايو. في غضون ذلك ، إليك بعض من أفضل النصائح حول الحصول على أقصى استفادة من الوقت بعد تدريبك.

احتضان ردود الفعل

في أدوار كوهين السابقة مع MGM Resorts Worldwide وغيرها من منظمات الكازينو ، تراوحت سيناريوهات التمرين من التهديدات النشطة والكوارث الطبيعية إلى هجمات الأمن السيبراني والمسائل السياسية البطيئة.

قال كوهين: “إنها ليست دائمًا تدريبات من المستوى خمسة من الحريق”. في بعض الأحيان ، يكون اضطرابات أصغر ، مثل انقطاع التيار الكهربائي.

وأضافت: “نريد أن يكون السيناريو واسعًا بما يكفي بحيث يمكن للجميع أن يرتبط به من منظورهم الفريد”. “في الوقت نفسه ، نريد التأكد من أن المشاركين يتعلمون من بعضهم البعض.”

وقال كوهين إن غالبية تمرين الطاولة يجب أن تركز على المناقشة. ولكن هناك حاجة مهمة لمواصلة تلك المحادثة بعد الحدث.

في غضون 24 إلى 48 ساعة بعد التمرين ، يقترح كوهين أن المجموعة تعيد التعليقات الإضافية عبر مسح أو سلسلة بريد إلكتروني أو جلسة شخصية.

وقال كوهين: “يمكنني إنشاء استطلاع أكثر استهدافًا ، مثل ،” لقد كان لديك الكثير من التعليقات حول التأثيرات طويلة الأجل وكيفية معالجة تلك. هل فكرت في ذلك أكثر؟ “

أو يمكن أن يكون الأمر أكثر عمومية ، مع أسئلة مثل ، “ماذا وجدت مفيدًا في الجلسة؟ ما الذي يمكن أن نفعله بشكل أفضل في المستقبل؟ ما الذي تشعر أنك فاتتك على ما تتمنى أن نناقشه؟”

أكد كوهين على أهمية منح الناس الوقت للجلوس مع التجربة والتفكير فيما تعلموه.

وقالت: “إنه يسمح لهم بالانعكاس وتحليل ما مروا به بطريقة أعمق وأكثر جدوى”. “إنهم بحاجة إلى ذلك الوقت للسماح لها بالتناقش.

إذا كشفت التعليقات عن فجوات رئيسية ، فإن الفريق يحدد استخلاص المعلومات الثانية لتحسين خطة الأزمات.

“في بعض الأحيان ، هذه مجرد مسألة توحيد الملاحظات وإرسال بريد إلكتروني يحدد التحديثات للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة” ، قال كوهين.

تحطيم حواجز comms

وقال كوهين إن جزءًا كبيرًا من تمرين الطاولة هو تحديد كيفية تفاعل فرق الاستجابة مع بعضها البعض. ووصفتها كوسيلة لدراسة كيفية تفاعل فرق الأزمات المختلفة.

الحواجز الخفية ، مثل المراسلة غير المتسقة أو اختناقات الاتصالات ، يمكن أن تضعف استجابة الأزمة.

كجزء من استخلاص المعلومات بعد العمل ، يجب على الفريق التحدث عن عملية المناقشة نفسها. يجب أن تقييم كيف توصلوا إلى القرارات؟ ماذا ناقشوا؟ من قاد المحادثة؟

وقالت: “إن فهم مكان تكذب هذه القضايا أمر أساسي لتحسين الرد التالي”. “يمكن رؤية كيفية رد فعل الناس على إبلاغ الفجوات التي قد يفوتها التواصل بمفردها. يمكن أن يشير أيضًا إلى من الذي يأخذ التمرين على محمل الجد وما إذا كان الأشخاص المناسبين على الطاولة.”

أثناء إدارة الفنادق والكازينوهات في جميع أنحاء البلاد ، علم كوهين أن التواصل في الأزمات غالبًا ما يتطلب إجراءً سريعًا مع الأفراد الذين لا يتفاعلون معهم بانتظام.

وقالت إن عيبًا في الكثير من التخطيط للأزمات هو أن الفرق تتجمع فقط في اجتماعات رسمية أو خطط أزمات كبيرة. لاحظ كوهين أنه ، إن أمكن ، يجب أن تتفاعل الفرق في كثير من الأحيان في دورات تدريبية أصغر تركز على الفريق لتطوير علاقة مع بعضها البعض.

وقال كوهين: “في الحوادث المعقدة ، كانت العلاقات الشخصية بين أعضاء الفريق في كثير من الأحيان أكثر قيمة من أحدث التقنيات”. “بناء تلك العلاقات والحفاظ على الثقة أمر بالغ الأهمية في الأزمة.”

مراجعة الخطة

في النهاية ، يجب أن يعزز ما تم تعلمه خلال التمرين التدريبي ما لدى الفريق في خطة الأزمات الحالية. إذا لم يحدث ذلك ، يجب أن يتغير هذا الدليل.

يجب أن يكون تحديث تلك الخطة رسميًا تعاونًا في الطبيعة ، بما في ذلك:

• قانوني
• حماية
• امتثال
• العلاقات الحكومية
• فرق إدارة العلاقات

ووصفت وجود تعاون رفيع المستوى بأنه مهم من الناحية التشغيلية ، لكن الأمر يتعلق أيضًا ببناء الوعي وكسب المشاركة التنظيمية العامة.

“يجب أن يكون هناك مالك للوثيقة” ، أوضح كوهين. “غالبًا ما تكون الاتصالات في وضع أفضل لهذا الدور لأنها في الحلقة مع اللاعبين الرئيسيين ومسؤولين عن الرسائل التي سيحصل عليها أصحاب المصلحة. لكنها جهد مشترك.”

أوصى كوهين بالعمل على دمج تلك التحديثات وخطط الاتصالات في الأزمات إلى استراتيجيات أوسع لإدارة المخاطر واستراتيجيات المرونة التشغيلية.

وقال كوهين: “يجب أن تتطور الخطط ، وكذلك استعداد فريقك”. وأضافت أن إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية ، مثل وقت الاستجابة ، وكفاءة الاتصال الداخلية ومستويات ثقة أصحاب المصلحة ، يمكن أن يساعد القادة على البقاء في محاذاة وتركيز.

قالت: “نحن لا نستعد فقط للأزمات”. “نحن نبني منظمة تواصلية أكثر مرونة.”

سيستغرق مؤتمر العلاقات العامة اليومية مكان 21-23 مايو في فندق Mayflower في واشنطن العاصمة

Casey Weldon هو مراسل لـ PR Every day. اتبعه LinkedIn.

تعليق