غالبًا ما يكون المديرون الفعالون هم أقرب نقطة اتصال لدى الموظفين للقيادة وبقية مؤسستهم، حيث يقومون بتفسير وتخصيص اتصالات الشركة لضمان وصولهم مع مراعاة سير العمل والنطاق. عندما يفهم القادة المديرين على أنهم أداة موثوقة وأساسية لتحقيق الكفاءة وخبرة الموظفين، فإن الأمر يستحق طرح السؤال – ما الذي يمكن أن يفعله القائمون على التواصل لمساعدة المدير الجديد أو المدير المنقول على الظهور في فريق حالي؟
إن غرس العمليات وأنظمة الدعم الصحيحة يمكن أن يجعل عملية الانتقال التي تبدو صعبة سلسة.
التكنولوجيا ونقاط الاتصال الصحيحة لتسريع التكيف
حتى المديرين الأكثر خبرة يستفيدون من الدعم الإضافي عندما يقودون فريقًا جديدًا. ولهذا السبب من المهم وضع الموارد المناسبة في مكانها الصحيح.
يجب أن يؤكد القائمون على التواصل دائمًا في وقت مبكر على أهمية تسهيل نقاط الاتصال والتواصل بين المديرين، سواء فيما بينهم أو مع القيادة. يجب أن يوضح الإعداد هيكل إعداد التقارير، مما يضمن فهم المدير الجديد لكيفية تناسب دوره الجديد مع التوقعات – للفريق ومن الفريق.
وقالت أماندا بونزار، قائدة الاتصالات ذات الخبرة: “يحتاج المديرون إلى دعم الأقران، وليس فقط لإسقاطهم في موقف مثل هبوط قوة محمولة جواً بالمظلة في منطقة قتال”.
“اجعلهم على علم جميع الأدوات التي يمكنهم التعلم منهاسواء كانت أداة تواصل جماعي مثل Slack، أو أداة لإدارة المشاريع مثل Asana، أو الأجزاء ذات الصلة من الشبكة الداخلية للشركةوأضاف بونزار. “زودهم بموارد مثل أدلة العلامة التجارية لاستخدام اللغة، والمخططات التنظيمية حتى يعرفوا أين تقع مسؤوليات أعضاء الفريق المختلفين، ونقاط التحدث من القيادة.”
تعمل الأتمتة والقوالب أيضًا على تقصير فترة التعديل.
وأضاف بونزار: “يمكن أن يكون الذكاء الاصطناعي بمثابة مساعدة كبيرة في إعداد رسائل البريد الإلكتروني بين الفرق بسرعة، في حين أن مجموعات Canva المقدمة مسبقًا وعروض Powerpoint التقديمية ونماذج خطط أداء الموظفين يمكن أن تساعدهم على التكيف مع أدوارهم القيادية الجديدة أيضًا. “
التواصل بأسلوب إداري
حتى المديرين الجدد الأكثر حماسًا قد لا يتقنون دورهم بشكل كامل على الفور. وهذا ما يرام! ولكن من المهم أيضًا بالنسبة لهم استثمار الوقت والطاقة في رعاية الروابط الثقافية التي تربط بين الفريق والغرض الشخصي وهدف الشركة.
قالت ليزا كلايبون، نائبة رئيس شؤون الشركات في مجموعة كومباس بأمريكا الشمالية، لراجان إنه ينبغي أن يُطلب من المديرين التواصل بشأن أسلوبهم منذ البداية.
“على الرغم من أن المدير الجديد لا يتعين عليه أن يتولى منصب “الرئيس السري” بالكامل، إلا أن بعض المبادئ نفسها المتعلقة بالتعرف على الموظفين وكيفية رؤيتهم للأعمال تنطبق عليهم.”
وقالت: “إن وجود مدير يشرح أسلوب قيادته، والنجاح ذي الصلة الذي سيطبقه على دوره الجديد، وشغفه وحماسه يمكن أن يكون متوازناً مع شخصيته واهتماماته الشخصية التي يمكن أن تساعد في تعزيز الصداقة الحميمة في وقت مبكر”.
تعتبر خطوط الاتصال المفتوحة هذه ذات أهمية خاصة للمديرين الجدد للفرق المتفرقة.
وأضاف كلايبون: “إذا كان فريق المدير متفرقًا، فاقض وقتًا طويلًا على الطريق في مقابلة الأشخاص والتعرف على أدوارهم والعمليات، سواء كان ذلك بزيارة مواقع التصنيع أو متاجر البيع بالتجزئة أو المكاتب الأخرى”. وأضافت أن هذه هي اللحظات التي ستسمح للمديرين بفهم الشركة بشكل أفضل وإنشاء اتصالات أكثر واقعية ومصداقية.
عندما يحدث هذا، يقوم المديرون بإنشاء منتديات مع الموظفين لإقامة حوارات ثنائية الاتجاه.
وأوضح كلايبون أن “تنظيم سلسلة من الموائد المستديرة الصغيرة والمتوسطة الحجم يمكن أن يكون ذا قيمة كبيرة للحصول على نبض على جميع مستويات المنظمة أو الفريق”. “تمارين التوقف والبدء والاستمرار، الرسمية وغير الرسمية، تخلق أيضًا أطرًا للمحادثات الصادقة.”
بناء الفريق المتسق هو النوع الأكثر نجاحا
هناك طرق لا حدود لها للمديرين الجدد للتواصل مع فرقهم الجديدة على المستويات الشخصية. يمكن أن تساعد المبادرات التطوعية، أو التحديات الصحية، أو أخذ فترات راحة جماعية للصحة العقلية من ضغط العمل، في بناء الروابط الضرورية.
“يمكن للمديرين الجدد أن يطلبوا من كل عضو في الفريق المساعدة في قيادة الاجتماع أو تقديم 5 دقائق كاسحة الجليد في بداية كل اجتماع للمساعدة في زيادة المشاركة وبناء الصداقة الحميمةقال بونزار. “هناك الكثير من الأفكار الإبداعية التي يمكنك استخدامها لتجميع فريقك معًا كوحدة واحدة حتى في الأيام الأولى.”
نسمع كثيرًا عن أهمية بناء الفريق في مكان العمل الحديث، ولكن من المهم جدًا أن تكون هذه الجهود متجذرة في الاتساق، وليس في بعض المعايير التعسفية التي ظلت باقية منذ سنوات مضت.
إن بذل جهد حسن النية لبناء فرق ذات أعراف ومعايير حقيقية وحقيقية تقدر تجربة الموظف والمدير، وتدعم قيم الشركة، هو الطريق الصحيح.
شون ديفلين هو محرر في Ragan Communications. يستمتع في أوقات فراغه برياضات فيلادلفيا واستضافة الأمور التافهة.
تعليق
