مع استمرار الصيف الحار بشكل غير معتاد في العديد من المناطق في جميع أنحاء العالم واستمرار موسم الأعاصير، فإن الحرارة الشديدة وسوء نوعية الهواء والعواصف المفاجئة تشكل مخاطر ليس فقط على السكان ولكن أيضًا على أولئك الذين يعملون في الهواء الطلق – مما يتطلب من أصحاب العمل أن يكونوا قناة اتصال ومصدرًا للدعم.
في ظل هذه الظروف، قد يصبح العمل في الهواء الطلق مهددًا للحياة في غياب الموارد والسياسات والدعم المناسب من أصحاب العمل. علاوة على ذلك، يعاني عمال خطوط الطاقة ومقدمو الكهرباء من تلقى تهديدات في الأشهر الأخيرة، أصبح من الصعب على الناس الحصول على المساعدة من الجمهور الذي تم توظيفهم لمساعدتهم.
لقد تحدثنا مع ميشيل ديليري، مدير الاتصالات الداخلية والخارجية للشركة في شركة انترجي، و كيم سيلفمدير تجربة العملاء الرقمية والاتصالات والتسويق لـ تامبا الكهربائية، حول التحديات المتطورة المتمثلة في الحفاظ على سلامة الأفراد والمستهلكين وإبقائهم على اطلاع ومتصلين.
تبسيط الرسائل وقياسها للعاملين في الخطوط الأمامية
إن الوصول إلى العمال الذين لا يعملون في مكاتبهم يشكل تحديًا مزمنًا لمسؤولي الاتصالات عبر مجموعة متنوعة من الصناعات، ولكنه مهم بشكل خاص لموظفي الطاقة في الخطوط الأمامية. لقد تطورت أساليب شركة إنتيرجي لتنبيه الموظفين بشأن الظروف المناخية في السنوات الأخيرة، وتوسعت لتشمل المزيد من الوسائط المتعددة عبر كل قناة متاحة – اللافتات الرقمية، وتطبيقات الموظفين، والبريد الإلكتروني، وخاصة الاتصالات الشخصية من القيادة في الموقع.
“نحن نعمل مع الشركات للتأكد من أن رسائل السلامة الخارجية لدينا سهلة الفهم والمتابعة”، قال ديليري. “وبالطبع، نضمن تحديثها مع تغير البيئة”.
وعلى الرغم من أن الظروف قد تكون أكثر تقلبًا مما كانت عليه في العقود الماضية، فإن العاملين في مجال الاتصالات لديهم القدرة على الوصول إلى بيانات أكثر قوة وفي الوقت الفعلي ــ تطبيقات الطقس، وتنبيهات جودة الهواء، وتكنولوجيا التتبع ــ والتي لم تكن موجودة قبل خمس أو عشر سنوات.
وأوضح ديليري قائلاً: “نستطيع اليوم الوصول إلى معلومات ربما لم نكن لنتمكن من الحصول عليها قبل سنوات. ففي الماضي، كانت التحذيرات العامة بشأن الطقس كافية في كثير من الأحيان، ولكن الآن أصبحت المعلومات في الوقت الفعلي والقدرة على التكيف أمرين بالغي الأهمية لتلبية توقعات أصحاب المصلحة لدينا”.
خلال الإعصار الأخير، اعتمدت شركة Tampa Electrical على تطبيق الموظفين، وصفحة رئيسية على الإنترنت مخصصة للعاصفة، وتحديثات منتظمة عبر البريد الإلكتروني. قال سيلف: “كما تلقى القادة أيضًا نقاط نقاش محدثة بشكل منتظم تتوافق مع رسائلنا لذلك اليوم، لضمان تغطية كل شيء”.
ويحرص فريقها على النزول إلى الميدان لفهم العمال بشكل أفضل وعقليتهم والتحديات التي يواجهونها من خلال المحادثة المباشرة والتواصل.
“يعمل العديد من العاملين في مجال الاتصالات في مكاتب الشركات، وفي بعض الأحيان يكون تفاعلهم في الميدان ضئيلاً”، كما أوضح سيلف. “من المهم الخروج إلى هناك وفهم واقعهم وتحديد القنوات التي تناسبهم بشكل أفضل. غالبًا ما يحصلون على الكثير من المعلومات من الاجتماعات الشخصية ويتواصلون عبر هواتفهم المحمولة. يجب أن تضع هذا في الاعتبار عند توصيل هذه المعلومات المهمة”.
إتقان السياسات
يتعين على السياسات أن تتغير لمواكبة حقائق المناخ الجديدة. ويشير ديليري إلى جداول “العمل/الراحة/الترطيب” التي وضعتها شركة إنتيرجي، والتي تتضمن تذكيرات بضرورة الحفاظ على البرودة من خلال إزالة معدات الوقاية الشخصية والملابس الإضافية أثناء فترات الراحة وقضاء الوقت في مناطق الراحة المكيفة.
وهذا يعني في بعض الأحيان العمل على تجنب الأنا لصالح السلامة. وقال ديليري: “نحن ندرك دائمًا أن الموظفين في الخطوط الأمامية قد يكونون واثقين بشكل مفرط في قدرتهم على إدارة الحرارة”.
ولكن الأمر لا يقتصر على الحرارة فقط. “إن جودة الهواء أصبحت اليوم مصدر قلق أكثر بروزًا مما كانت عليه قبل 10 سنوات”، كما أضاف ديليري، مشيرًا إلى حرائق الغابات والتلوث كتهديدات للمجتمعات والموظفين. “تحتاج الشركات الآن إلى دمج الاستشارات الخاصة بجودة الهواء وتوفير الحماية ضد الملوثات الضارة بالإضافة إلى الحماية من الحرارة”.
وتؤكد سيلف على الحاجة إلى التواصل الاستباقي. وتقول: “نتوقع السيناريوهات مسبقًا، باستخدام لغة محددة مسبقًا وعمليات الموافقة لضمان اتخاذ إجراءات سريعة عند الحاجة. وفي كل موسم أعاصير، نعد نماذج تتضمن رسائل قبل العاصفة وأثناءها وبعدها لأصحاب المصلحة، ونقوم بتحديثها سنويًا لإبقائها حديثة وجاهزة للنشر”.
تحديد التوقيت
يتفق ديليري وسيلف على أنه لا مجال للتأخير عندما يتعلق الأمر برسائل السلامة.
لإيصال الرسالة الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين – في الوقت المناسب وبالطريقة الصحيحة – تعمل شركة Tampa Electrical قبل أي تحذيرات من الكوارث من خلال التخطيط للسيناريو، وتطوير لغة محددة مسبقًا يمكن تكييفها ونشرها بسرعة، وتبسيط عمليات الموافقة لتجنب المراجعات في اللحظة الأخيرة.
“بالنسبة للأنظمة الاستوائية، نحافظ على مجموعة من أربعة نماذج خاصة بكل سيناريو، والتي تتضمن رسائل قبل وأثناء وبعد العاصفة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة”، قال سيلف. “غالبًا ما تكون هذه النماذج مكتوبة مسبقًا مع أجزاء يمكن تخصيصها وفقًا للموقف الفريد. نحن نضمن تحديث هذه النماذج ومراجعتها سنويًا قبل بدء موسم العواصف لضمان جاهزيتها للنشر”.
عندما تضرب عاصفة، يكون هناك مسؤول تنفيذي واحد هو “قائد الحادث” المسؤول عن الموافقات النهائية.
وعلى نحو مماثل، تجري شركة إنتيرجي بانتظام اختبارات على خطط الاستجابة للاتصالات الخاصة بها للتأكد من تحديثها. ومع ذلك، قال ديليري: “من المهم تذكير الجميع بأن السلامة أهم من السرعة عند التواصل بشأن الطقس الحار ومخاطر العواصف. لا يوجد شيء أكثر أهمية من ضمان سلامة موظفينا ومقاولينا وعملائنا”.
تعرف على خياراتك وابحث عن حلفائك
وينصح سيلف خبراء الاتصالات العاملين في الصناعات التي تعتمد على الظروف الجوية والمناخية بأن يكون لديهم مجموعة من الخيارات لتلقي المعلومات، ومطابقة تلك التفضيلات، والتأكد من أن الجميع يعرف أفضل مكان للعثور على الرسائل الأكثر دقة وحداثة.
وأضافت: “اعرف تفضيلات المستهلكين فيما يتعلق برغبتهم في تلقي رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو بريد صوتي وتواصل معهم بالطريقة المفضلة لديهم. وبالنسبة للموظفين، تأكد من معرفتهم بالقناة التي يجب اعتبارها “المصدر الوحيد للحقيقة” لديهم واحتفظ بوسائل اتصال احتياطية متاحة للقيادة العليا في حالة فقدان الاتصال بسبب سوء الأحوال الجوية”.
إن إحدى أفضل الطرق لضمان تماسك الرسائل داخل مجتمع معين هي بناء علاقة وثيقة مع مسؤولي إدارة الطوارئ وغيرهم من الشركاء المهمين حتى تتم مشاركة المعلومات بشكل متسق ومتماسك وتعاوني. قال سيلف: “تريد أن يكون لديك هذه العقود في هاتفك وأن تعرفها قبل حدوث الطوارئ”.
ولكن لا تحاول القيام بكل شيء بنفسك. ففي نهاية المطاف، يسارع مجتمع بأكمله إلى التحرك عندما تنشأ عاصفة أو حالة جوية طارئة. يقول سيلف: “تأكد من التركيز على مسارك، والذي يشمل بالنسبة لنا الحوادث المرتبطة بالطقس والتي تنطوي على الكهرباء. على سبيل المثال، ما الذي يجب عليك فعله إذا صادفت خطًا ساقطًا، وكيف يمكن لمياه الفيضانات إخفاء الخطوط الساقطة ومتى وكيف تستخدم المولدات بأمان”.
ويعمل فريقها أيضًا مع الحكومة للتأكد من وجود الرسائل الرسمية والموارد في متناول اليد – حتى في حالة حدوث أحداث غير متوقعة مثل المحتالين الذين يستهدفون العملاء أثناء الأزمات وبعدها.
تطورت ESG
بالنسبة لشركات الطاقة، فإن العمل البيئي والاجتماعي والحوكمة ليس أملاً أو تعهداً غامضاً. فمستقبلها وحياة العديد من عملائها يعتمدان على القدرة على توصيل الطاقة إلى المجتمعات التي تعاني من ظروف مناخية وطقس غير متوقعة. وفي العديد من المناطق، أدت البنية الأساسية للطاقة المتقادمة إلى إجهاد قدرات هذه الشركات في السنوات الأخيرة.
ونتيجة لهذا، تحولت سياسات Entrgy ESG إلى التركيز على مرونة البنية التحتية. وقال ديليري: “من المهم الآن أكثر من أي وقت مضى تعزيز وتحديث شبكة الكهرباء في الولايات المتحدة مع تزايد وتيرة الأحداث الجوية القاسية. إن تسريع استثمارات المرونة سيسمح لنا بالاستجابة بشكل أفضل لكل عاصفة وضمان حصول عملائنا ليس فقط على طاقة موثوقة ولكن بأسعار معقولة”.
وتستهدف شركة إنتيرجي خفض انبعاثات الغازات المسببة للاحتباس الحراري إلى الصفر بحلول عام 2050. وللحفاظ على أهدافها، تؤكد ديليري على الحاجة إلى أنظمة حوكمة قوية للشركات تؤكد على الأخلاق والشفافية والمساءلة. وقال ديليري: “لقد شهدنا استمرار التركيز على ممارسات الحوكمة في النمو في السنوات الأخيرة. وتساعد تدابير الحوكمة الجيدة الشركات على إدارة المخاطر والفرص”.
تعرف على المزيد حول كيفية تطوير خبراء الاتصال لممارساتهم لبناء المرونة والاستعداد للمستقبل على مؤتمر مستقبل الاتصالات لعام 2024 الذي تنظمه شركة راجان وPR Each day في أوستن، تكساس، في الفترة من 12 إلى 15 نوفمبر.
تعليق
