بصفتي مالك أعمال المحتوى ، أحتاج إلى تقديم تقديرات دقيقة للمشروع. إذا استغرق المشروع وقتًا أطول من التقدير ، فسوف ينتهي بالعملاء المحبطين وتراكم المشاريع الأخرى. يمكن أن يفوت أيضًا الأعمال المتكررة والإحالات المحتملة.
لتقديم تقدير واقعي ، لا يقتصر الأمر على إدارة الوقت وقدرتي التي أحتاج إلى مراعاتها. الفواق مثل المرض ، والمراجعات الداخلية المطولة ، والتوقعات غير المتطابقة يمكن أن تعرقل المشروع.
لذا ، كيف أتوقع تأخيرات محتملة وأدمجها في تخطيطي؟ اسمحوا لي أن أقدم لكم طريقة بيرت.
جدول المحتويات
ما هو بيرت؟
PERT تعني تقنية مراجعة تقييم البرنامج. إنه إدارة المشروع التقنية المستخدمة لأول مرة في الخمسينيات من قبل البحرية الأمريكية وبوز ألين هاميلتون. يستخدم PERT مخططًا للشبكة لرسم كل نشاط في المشروع ، والعلاقات والتبعيات بينهما ، والمدة التي يجب أن تستغرقها كل منها.
PERT مقابل CPM
تشبه بيرت تقنية أخرى تم تقديمها في نفس الوقت تقريبًا: CPM. يستخدم CPM ، أو طريقة المسار الحرجة ، طريقة رسم خرائط متشابهة للغاية مثل Pert لتخطيط تدفق الأنشطة في المشروع. الفرق الرئيسي هو في حسابات الوقت.
يستخدم CPM مقاربة حتمية مع تقدير واحد فقط. من ناحية أخرى ، يستخدم بيرت نهجًا احتماليًا ، حيث يدرس في ثلاثة تقديرات زمنية مختلفة في صيغته.
من الأفضل استخدام CPM للمشاريع ذات الفترات الزمنية التي يمكن التنبؤ بها ويمكن التنبؤ بها ، في حين أن PERT أفضل بالنسبة لتلك التي لديها أنشطة جديدة أو غير متوقعة. يمكن أيضًا استخدام CPM لتقدير التكلفة والوقت.
فوائد تحليل pert
لقد جربت الكثير من أنظمة إدارة المشاريع ، من Gantt إلى Kanban إلى التقديرات من أسفل إلى أعلى. هناك العديد من الطرق للتخطيط وتحسين تخطيط المشروع الخاص بك. هذا هو السبب في أنني وجدت بريت قيمة.
1. تقديرات زمنية أكثر واقعية
أحد الأسباب التي تجعلني أحب PERT لأنه يأخذ المتغيرات في الاعتبار.
من بين الاستشاريين ، سمعت قولًا أنه حتى لو كنت تفعل أفضل حساب تقدير في العالم ، فلا يزال يتعين عليك إضافة 10 ٪ لأن المشاريع تستغرق دائمًا وقتًا أطول مما تعتقد.
يمكن للمتغيرات مثل تأخيرات التغذية المرتدة ، والأيام خارج المكتب ، والزحف النطاق أن تضيف بسهولة وقتًا إلى شركة خدمة.
تحسب صيغة PERT تقدير الوقت المرجح ، مع مراعاة التقديرات الأكثر تفاؤلاً والتقدير الأكثر تشاؤماً – ويحسب المدة الأكثر احتمالًا.
2. تصور تدفق الأنشطة
أنا شخص مرئي ، لذلك أحب أن أكون قادرًا على رؤية مراحل المشروع من البداية إلى النهاية. يتيح لي تحليل PERT رؤية كيف تعمل كل خطوة في المشروع معًا جنبًا إلى جنب. أود أيضًا أن أرى تسلسل المهام ، خاصةً عندما تتفرع أجزاء من العملية وتتزامًا مع المهام الأخرى.
3. يحدد الاختناقات والفرص
يعد كل من PERT و CPM مفيدين لإيجاد المسار الحرج ، أو تسلسل الخطوات الأساسية ، من خلال المشروع. يتيح لي تدفق بيرت البصري أيضًا معرفة أين قد تُعد المشاريع عنق الزجاجة. على سبيل المثال ، لا يمكن للإنتاج المضي قدمًا دون الحصول على خطوة تخطيط استراتيجية أو موافقة العميل ، مما يخلق اختناقات محتملة.
بمجرد أن أتمكن من رؤية التدفق الذي تم تعيينه ، يمكنني التفكير في طرق لتحسين ترتيب الأنشطة أو التأكيد على مدى أهمية خطوة واحدة للتسليم في الوقت المحدد.
كيفية استخدام صيغة بيرت
فيما يلي صيغة PERT التي يمكنك استخدامها لحساب الوقت المقدر للمشروع:
الوقت المقدر = (الوقت المتفائل + (على الأرجح الوقت x4) + (وقت متشائم)) / 6
أو لكتابتها بشكل أكثر دقة:
مثال بيرت صيغة
لنأخذ مشروعًا مشتركًا أديره من أجل عميل: إطلاق موقع ويب جديد. معظم الوقت ، سيستغرق موقع ويب بسيط من عشر صفحات ستة أسابيع. مع تحرك كل شيء بسرعة ، قد يستغرق هذا أقل من خمسة أسابيع.
إذا كان هناك العديد من التأخير ، مثل العميل الذي يستغرق وقتًا أطول مما كان متوقعًا لإرسال أصول المحتوى ومراجعة الصفحات ، فقد يستغرق الأمر ما يصل إلى 12 أسبوعًا.
في هذا السيناريو:
س (وقت متفائل) = 5 أسابيع
م (على الأرجح الوقت) = 6 أسابيع
P (الوقت المتشائم) = 12 أسبوعا
إليك كيف يبدو ذلك في الصيغة: (5 + (6×4) + 12) / 6 = 6.83
باستخدام صيغة PERT ، وجدت أن الوقت الأكثر ترجيحًا إلى الانتهاء هو 6.83 أسبوعًا. بما أنني أرغب دائمًا في البقاء على الجانب الآمن من التسليم تحت الجدول الزمني المقدر الخاص بي كمزود خدمة ، سأقوم بزيادة وقت الانتهاء المقدر من ستة أسابيع إلى سبعة أسابيع.
إذا اختتمت المشروع في ستة أسابيع ، في النهاية ، سأبدو كبطل.
داخل مخططات بيرت: كيف استخدمت واحدة لتقدير مشروع موقع الويب الخاص بي
إذا كنت تتساءل كيف توصلت إلى تقديري الأولي لمدة ستة أسابيع لمشروع موقع الويب ، لم أخرجه من الهواء. لم أعتمد فقط على تجربتي في إنشاء مواقع ويب للعملاء ، على الرغم من أن هذا كان عاملاً. للوصول إلى هذا الرقم ، قمت بتعيين مخطط بيرت.
مخطط PERT هو مخطط مرئي يسرد جميع الخطوات التي يجب أن تحدث في المشروع ، وتخطيطها للترتيب وإظهار التبعيات بينهما.
يختلف مخطط PERT عن مخططات إدارة المشروع الأخرى لأنه يمكنه التقاط العمليات والخطوات والعمليات المعقدة في وقت واحد.
1. تسجيل أنشطتي
للبدء ، استخدمت HubSpot’s قالب excel مخطط بير لكتابة كل نشاط يجب أن يحدث ل موقع HubSpot No-Code أقوم بإنشاء عميل. وتسمى هذه الخطوة أيضًا بنية انهيار العمل (WBS).
باستخدام القالب ، قمت بتعيين كل نشاط ، على سبيل المثال ، “إنشاء إطارات سلكية” ، جنبًا إلى جنب مع من هو المسؤول ، والمدة الأكثر ترجيحًا ، ثم تخمين فترات متفائلة ومتشائمة.
سأطلب من مستشار النهاية الخلفية إضافة تقديرات وقته ، وسأقوم بتقييد المعلومات التي أحتاجها من عملائي على مكالمة (على سبيل المثال ، “كم من الوقت تعتقد أن الرئيس التنفيذي يحتاج إلى مراجعة الموقع وإرساله ردود الفعل؟ “هل هناك أي أسابيع خلال هذا المشروع خارج المكتب؟”).
لقد أدرجت أيضًا ما هي التبعيات التي يجب أن تحدث لنشاط للمتابعة. في معظم الحالات ، هذه هي المهمة التي تسبقها مباشرة ، ولكن في بعض الحالات ، يمكن أن تؤدي المهمة إلى أن تؤدي إلى خطوات متزامنة (وربما عنق الزجاجة).
على سبيل المثال ، تعد الإطارات السلكية مشغلًا لثلاث مهام متزامنة: كتابة النصوص ، وجمع الأصول المرئية ، وتخطيط الصفحة.
2. إنشاء مخطط بيرت الخاص بي
ستلاحظ أيضًا أن كل مهمة لديها رقم ، وإليك سبب ذلك. كل مهمة أو نشاط تتوافق مع “عقدة” على الرسم البياني الخاص بي. كل عقدة هي مستطيل يسرد اسم النشاط ورقمه والجدول الزمني على الأرجح. تربط الأسهم العقد لإظهار تدفق النشاط والتبعيات بين المهام.
تُظهر المرحلة الأولى أعلاه انطلاق المباراة الأولية من خلال الإدارة السلكية والبحث أولاً عن العميل. بعد ذلك ، تُظهر المرحلة الثانية أدناه المرحلة التكرارية ، حيث يتم إجراء التغييرات وفقًا لتعليقات العميل ، ويتم توصيل اسم المجال وبوابات الدفع ، والاختبار النهائي.
3. المكافأة: تحديد وقت الركود
بمجرد أن أتقن الرسم البياني الأساسي ، قررت أخذ تحليل Pert الخاص بي خطوة إلى الأمام. قمت بدمج بعض المبادئ من CPM لحساب وقت الركود لكل مهمة. يعد Slack Time رقمًا يمثل الحد الأقصى المسموح به للمهمة دون التأثير على تاريخ إكمال المشروع (تقاس بأيام).
على سبيل المثال ، إذا استغرق موكلي ثلاثة أيام إضافية لإرسال التصوير الفوتوغرافي لموقع الويب لي ، فلن يؤخر المشروع بأكمله لأن تخطيط الصفحة الأولي مستمر ولديه بعض الوقت المرن.
في هذه الحالة ، وقت الركود = 3. ولكن إذا تأخرت النظرة الأولى عن ثلاثة أيام ، فسيتم تأخير المشروع بأكمله لمدة ثلاثة أيام لأنه لا يمكن للمضي قدمًا دون مدخلات العميل. في هذه الحالة ، وقت الركود = 0.
يمكنك رسم خط – أو مسار حرج – من خلال الرسم البياني الخاص بك ، مع تسليط الضوء على المهام مع وقت الركود من الصفر لإظهار المسار الأكثر أهمية.
أمثلة مخطط بيرت
هناك العديد من الطرق المختلفة لتصميم مخطط PERT ، ولكن المفهوم الأساسي هو نفسه. جربت بعض القوالب وأريد مشاركة أفضل القوالب التي وجدتها.
HubSpot Pert Chart: لأي مشروع تجاري
هذا هو القالب الذي بدأت به ، وأنا أحبه بسبب بساطته وحقيقة أنه متاح في أربع أدوات شائعة يستخدمها الجميع: Excel و PowerPoint و Google Sheets و Google Slides.
يمكنك تنزيل أو نسخ القالب في دقائق وإضافة أوضاع وتحريرها بسهولة لتناسب احتياجاتك. هذا المثال PERT رائع بالنسبة لمشاريع الأعمال مثل حملات التسويق أو موقع الويب أو تطوير التطبيقات أو إجراء توظيف جديد.
مخطط ميرو بيرت: تقدير مشروع تطوير
في مثال Pert هذا ، يوضح قالب Miro كيف يمكنك تقدير مشروع تقني مثل تطوير الأجهزة أو البرمجيات. في الرسم البياني ، هناك نقطة بداية واضحة ونقطة النهاية. أستطيع أن أرى المهام التي تعمل بشكل متزامن وتدفق العمل بشكل عام.
أنا أحب ميرو صور نظيفة وواجهة سهلة الاستخدام ، السحب والإفلات. من السهل أيضًا التعاون في الوقت الفعلي مع زملائي في الفريق وترك التعليقات أو حتى الملاحظات الصوتية.
مخطط Edrawmax Pert: بناء منزل
يعجبني مثال Pert Chart لأنه بسيط ، وهو مثال يمكن للجميع فهمه – بناء منزل! يضع هذا الاختلاف من Edrawmax رقم المهمة في كل عقدة ويستخدم الأسهم لتمثيل النشاط والمدة.
يعجبني أنه من السهل تخصيص الأشكال والسهام في صانع الرسم البياني. هذا المثال أفضل للمشاريع الأكثر بساطة.
إذا كنت ترغب في تجربة هذا أو قوالب أخرى ، يمكنك التنزيل edrawmax وابدأ مجانًا.
كيف يساعدني بيرت في تشغيل عمل أكثر كفاءة ومربحة
في مجال الخدمات ، لا توجد صيغة سحرية لتقدير المدة التي سيؤدي إليها المشروع في الحقيقة خذ ، لكن بيرت تقترب من ذلك.
من خلال تسجيل أنشطتي في WBS ثم رسم كل شيء خطوة بخطوة ، يمكنني فهم العملية ككل.
هذا يعطيني وقتًا احتماليًا للاقتباس عميلًا ويتيح لي أن أفهم أين يوجد الركود في جدول زمني مقابل مكان عدم وجوده.
عندما أعطي وقتًا واقعيًا ، فهو فوز. يمكن لعملائي إدارة توقعات أصحاب المصلحة بشكل أفضل وتخطيط نتائج الأعمال حول الجدول الزمني ، بينما يمكنني الاستمتاع بتشغيل أعمال فوضوية أقل وأكثر كفاءة.
